Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика

Содержание
  1. Бизнес в плюс
  2. Для чего нужно штатное расписание?
  3. Обязательно ли наличие штатного расписания?
  4. Каковы последствия, если в компании нет штатного расписания?
  5. Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?
  6. Кадровое делопроизводство – основные ошибки и их решение
  7. Благодаря современным технологиям, многие компании автоматизируют процессы, в том числе и кадровое делопроизводство, что позволяет экономить время, деньги, минимизировать ошибки и оптимизировать процессы.
  8. Штатное расписание
  9. При ведении штатного расписания допускается много ошибок, вот несколько основных из них:
  10. Трудовой договор
  11. Какие же ошибки допускаются при оформлении данного документа:
  12. График отпусков
  13. К наиболее типичным ошибкам, которые встречаются при формировании графика, можно отнести следующие:
  14. Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика
  15. Штатное расписание: решаем нештатные ситуации
  16. Как составить штатное расписание организации
  17. Штатное расписание в вопросах и ответах
  18. Голосование:
  19. Штатное расписание
  20. Вопросы кадровиков о штатном расписании
  21. Утверждение штатного расписания – когда и как утверждается документ
  22. Штатное расписание: когда составляется и утверждается
  23. Как правильно оформить утверждение штатного расписания
  24. Кто утверждает штатное расписание
  25. Как часто и когда утверждается штатное расписание
  26. Когда утверждают штатное расписание на следующий год
  27. Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году
  28. Чем грозит отсутствие штатного расписания
  29. Кто и как составляет и ведет штатное расписание
  30. Форма документа
  31. Как корректно заполнить форму № Т-3
  32. Готовим приказ на утверждение
  33. Как вносить изменения

Бизнес в плюс

Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика

Штатное расписание – это важный и нужный локальный акт. И в первую очередь он необходим именно руководителю компании. В этой статье я очень подробно расскажу о штатном расписании и отвечу на все вопросы, которые возникали на практике.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) применяется для оформления структуры компании, ее штатной численности. ШР выполняет сразу несколько функций:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании;
  • закрепляет численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
  • помогает анализировать затраты на оплату труда персонала и эффективность работы подразделений в целом и сотрудников в частности.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

Существует две точки зрения на обязательность этого документа. Одни специалисты считают, что работодатель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Но большинство практиков придерживаются мнения, что ШР обязательно.

Штатное расписание упоминается в статьях 15 и 57 Трудового кодекса РФ и в пункте 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Во всех упоминаниях трудовая функция работника определяется либо как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, либо как указание профессии, специальности.

Следовательно, если трудовым договором определена должность (как это обычно бывает), то работодатель обязан иметь штатное расписание.

Итак, несмотря на то, что ни в одном нормативном акте не сказано, что ШР является обязательным, мы рекомендуем этот документ оформлять. Индивидуальных предпринимателей это тоже касается!!!

Штатное расписание запрашивают и проверяющие органы. Так, ФСС призывает работодателей ШР оформлять, поскольку оно служит для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия ШР в организациях. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатку.

К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Каковы последствия, если в компании нет штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ. По этой статье штраф:— на должностное лицо — до 5 000 руб.,

— на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

В силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Но на практике нет судебных решений, когда оспаривают штраф только за отсутствие ШР. Обычно при проверках находят еще кучу нарушений трудового законодательства.

Поэтому сложно сказать, увенчается такая попытка успехом или нет.

Отсутствие штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников.

Точнее, провести сокращение он может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий в случае спора не получится.

Количество мест, на которых следует провести специальную оценку труда, тоже определяют по штатному расписанию.

Если в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, а штатка отсутствует, то трудовой договор все равно будет считаться заключенным, и работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную  договором.
Если вы приняли работника как какую-либо должность, не указанную в ШР, это противоречие решается тоже всегда в пользу работника — он считается принятым на указанную в договоре должность или профессию.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

Законодательство не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать ШР. В ЕКС эта обязанность была вменена экономисту по труду. Сейчас такой должности в организациях практически не встретишь.

Поэтому составление штатного расписания – забота руководителя компании или предпринимателя.

Они могут заняться составлением ШР самостоятельно или возложить эту обязанность на другого работника (издать приказ или внести обязанность в должностную инструкцию или трудовой договор).

Как правило, в небольших организациях составление ШР поручают кадровой службе или бухгалтерии. В крупных компаниях – планово-экономическому отделу или отделу организации труда и заработной платы.

А вот утверждает ШР руководитель компании или сам ИП самостоятельно. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
В унифицированной форме Т-3, разработанной для оформления ШР, было предусмотрен гриф утверждения через приказ. То есть, штатное расписание предлагалось утверждать приказом руководителя.

В данном приказе отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Реквизиты приказа (номер и дата регистрации) переносятся в штатное расписание :

Источник: https://slavianna.ru/?p=2424

Кадровое делопроизводство – основные ошибки и их решение

Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика

Все трудовые отношения между работодателем и сотрудником регулирует Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Известно, что за нарушение требований трудового права, охраны труда и промышленной безопасности работодатель несёт административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность.

Из этого можно сделать вывод, что лучше придерживаться установленных законодательством требований, а в случае выявления нарушений, своевременно исправлять ошибки.

Чаще всего в компаниях за кадровые процессы отвечает кадровая служба, также может быть отдел бухгалтерии, реже сам руководитель.

Кто бы в организации не занимался кадровыми процедурами и документооборотом, этот сотрудник должен владеть необходимыми знаниями и очень хорошо знать законодательство.

Кадровое делопроизводство является одним из самых важных и нелегких участков работы на любом предприятии. Данный участок требует внимательности к деталям и системного подхода.

Благодаря современным технологиям, многие компании автоматизируют процессы, в том числе и кадровое делопроизводство, что позволяет экономить время, деньги, минимизировать ошибки и оптимизировать процессы.

Хотя ошибки все же допускаются, и чаще всего они связаны именно с отсутствием документов, которые предусмотрены трудовым законодательством. Также необходимо учитывать человеческий фактор, так как механические ошибки тоже занимают не последнее место.

Сегодня Карьерист.ру решил разобраться, какие же ошибки наиболее часто встречаются при работе с основными кадровыми документами.

Штатное расписание

Штатное расписание отображает штатную численность компании, её структуру, подразделения, должности, оклады, надбавки и т.д.

Примером того, как необходимо вести штатное расписание является утвержденная унифицированная форма №Т-3.

Данная форма не является обязательной для применения, но если предприятие вводит в работу свой формат штатного расписания, он должен содержать все необходимые для заполнения пункты (согласно Ф №Т-3).

При ведении штатного расписания допускается много ошибок, вот несколько основных из них:

  • полное отсутствие штатного расписания или наличие нескольких таковых;
  • часто бывает, что вроде бы штатное расписание и есть, но оно не согласовано, не утверждено, и используется как внутренний документ, и в случае проверок государственными органами такой документ будет расцениваться как нарушение;
  • не корректные изменения штатного расписания, направленные на создание виденья сокращения численности, выведения или введения мнимых должностей и другое;
  • штатное расписание, которое не соответствует реальности, с придуманными окладами или должностями;
  • механические ошибки, которые не считаются нарушением, в случае, если глобально не будут влиять на содержание.

Для того, что бы обезопасить себя в будущем от штрафных санкций и споров с недовольными сотрудниками, важно уделять внимание деталям штатного расписания и, конечно, надлежащим образом его вести. Если в процессе работы с данным документом возникают сложности, и вы не знаете как поступить, лучше лишний раз перестраховаться и попросить консультацию.

Трудовой договор

Статья 5.

27 (о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, говорит о том, что не исполнение работодателем обязанности оформить с работником трудовой договор в письменной форме является нарушением трудового законодательства и основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Трудовой договор необходимо заключать в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Какие же ошибки допускаются при оформлении данного документа:

  1. Отсутствие трудового договора, само по себе уже является нарушением.
  2. Случаи, когда не указаны дата и срок действия договора.
  3. Орфографические ошибки, которые могут искажать информацию.
  4. Несоответствие должности в трудовом договоре и в штатном расписании.

    Трудовой кодекс гласит о том, что должность в договоре должна обязательно соответствовать штатному расписанию. Эта ошибка чаще всего возникает механически, особенно, при больших объемах работы или невнимательности кадрового сотрудника.

  5. Описание штрафных санкций в отношении сотрудника.

    В статье 192 Трудового кодекса РФ четко сказано, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.

    В этой же статье говорится о том, что нельзя применять санкции, которые не предусмотрены федеральным законом, речь идет как раз о штрафах и других материальных удержаниях.

  6. Описание премий. В случаи отсутствия Положения про оплату труда, многие работодатели прописывают эту информацию в трудовом договоре.

    В трудовом договоре, пункт о возможности получить премию должен быть четко обрисован: в каком размере, при каких условиях и показателях сотрудник может получить премию, с какой периодичностью и так далее.

  7. Наименование будущего места работы (название компании) не указано или указано не точно. Часто ошибка допускается, если работник устраивается в компанию, где есть филиалы.

    Также подобная ошибка может быть, если внутри компании меняется место работы, а в договор изменения внесены не были.

  8. Отсутствие описания условий про оплату труда или условия описаны размыто. В ТК РФ четко прописаны обязательные условия, которые необходимо включить в трудовой договор. Отсутствие обязательных условий в договоре является нарушением.

    В частности, одним из условий являются условия оплаты труда. Ошибкой в данном пункте могут быть ссылки на внутренние регламентирующие документы работодателя, в которых прописана система оплаты труда.

  9. Функции сотрудника. Не четко прописанные функции сотрудника в трудовом договоре — довольно частая ошибка для работодателя.

    Не стоит упускать это из виду, и прежде чем подписывать договор с сотрудником, позаботьтесь о том, чтобы все основные обязанности были четко сформулированы и учтены. Этот пункт договора не должен превратиться в детальное описание мельчайших подробностей конкретной должности, это может и должно отображаться в должностной инструкции, но основа должна быть.

График отпусков

Многие работодатели считают, что график отпусков можно вести в свободной форме, но есть утвержденная государством унифицированная форма №Т-7.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем компании или уполномоченным им на это лицом. Документ в обязательном порядке составляется даже, если в компании работает один сотрудник.

График необходим для того, чтобы в компании не нарушались трудовые процессы и соблюдалась очередность уходов в отпуск.

К наиболее типичным ошибкам, которые встречаются при формировании графика, можно отнести следующие:

  • отсутствие графика отпусков или не утвержденный график;
  • отпуск сотруднику не предоставлялся в течение двух и более лет непрерывной работы;
  • невыполнение требования предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время;
  • деление дней всего отпуска на мелкие части, несмотря на то, что одна из частей отпуска в обязательном порядке должна составлять не менее 14 календарных дней;
  • нарушение установленных законодательством сроков составления и утверждения графика;
  • не внесение изменений в график отпусков в связи с приемом на работу новых сотрудников;
  • отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
  • игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
  • нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
  • не ознакомление сотрудников с графиком под подпись;
  • игнорирование обязательного уведомление сотрудников о начале отпуска за две недели до начала;
  • ошибки при расчете дней отпуска, с учетом разных категорий сотрудников и их прав на продолжительность отпускного периода;
  • увольнение сотрудников во время отпуска. Указанная ситуация является нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч.6 ст. 81 ТК РФ).
  • Перенос отпуска без уведомления и согласия сотрудника. Чаще всего это происходит тогда, когда компания срочно нуждается в присутствии сотрудника на работе, в виду образовавшегося важного проекта или клиента. И в данном случае руководитель или отзывает сотрудника, или переносит даты отпуска, просто поставив сотрудника перед фактом, что является грубым нарушением законодательства.

В завершении, мы хотели бы акцентировать внимание на том, что прежде чем утверждать и вводить в работу любой кадровый документ, перепроверьте себя или того, кто его составлял. Как гласит пословица: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/kadrovoe-deloproizvodstvo-osnovnye-oshibki-i-ix-reshenie.html

Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика

Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика

Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания? Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс.

рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Штатное расписание: творим самостоятельно В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.
Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

  • Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
  • Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций.

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Для начала следует издать соответствующий приказ.

Изменения Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом — либо отражающим конкретные изменения, либо утверждающим новую редакцию ШР. Как отметил Роструд в Письме от 22.03.

2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников.

Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель. Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика Эти документы визируются всеми заинтересованными должностными лицами и юристом организации (при его наличии).

Иногда (и это не самый худший вариант) они занимаются составлением штатного расписания вместе.

Как составить штатное расписание организации

Внимание

И вообще его можно добавить только на бумаге… ). Вот я, например, так работаю — совместитель на 0,1 ставки (типа в обед на основной выполняю обязанности по совместительству). Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Одни люди любят собак, другие — кошек… А я люблю ЛЮДЕЙ! Жанна [e-mail скрыт] Российская Федерация #10[285382] 27 января 2012, 23:01 Ириска писал(а): Чтобы было совместительство, можно разделить ставку… на 0,75 — секретарь, на 0,25 — кадровик.Если ставку секретаря не трогать, можно на 0,1 ставки быть спец. по кадрам. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Аля [email protected] по кадрам. я об этом и писала, и не обязательно на 0,1, я вот на 0,25.И всю работу делаю параллельно.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Важно

Во многих организациях есть необходимость ввести несколько должностей с одинаковым наименованием (к примеру, несколько бухгалтеров, менеджеров, секретарей). В связи с этим возникает неясность – должны ли быть оклады по этим должностям одинаковыми или они могут быть разными.

С одной стороны, ТК РФ устанавливает правило о том, что работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности. И, следовательно, если у вас три бухгалтера, то и оклад у всех троих должен быть один и тот же. Но, с другой стороны – бухгалтеры ведь могут выполнять неодинаковый объем работы, и уравнивать их зарплату будет неправильно. В этом случае правильно будет назвать должности по-разному (старший бухгалтер, начальник группы и т.

п.).

Голосование:

Ведь, по большому счету, вы не можете принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей. Не забывайте, что налоговая инспекция при проверках интересуется штатным расписанием на предмет проверки налогооблагаемой базы (ведь оно содержит сведения о месячном фонде заработной платы).

Но иногда на практике возникает интерес именно к структуре предприятия. Приведем пример. Во время налоговой проверки возникла необходимость уточнить структуру предприятия, входящего в холдинг и к тому же имеющего целую сеть филиалов.

Для уяснения проблемы подчинения структурных подразделений был затребован документ, фиксирующий структуру организации. Комиссии было представлено штатное расписание, в котором четко и наглядно отражена структура организации.

К тому же другие документы такого уровня в организации просто отсутствовали.

Штатное расписание

Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2012, N 4 Вопрос: Можно ли обойтись без штатного расписания? Ответ: Штатное расписание — локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень подразделений, наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. Для подготовки приказа о штатном расписании применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

ст. 15, 57 ТК РФ трудовая функция сотрудника определена как работа «по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы».

Вопросы кадровиков о штатном расписании

Аля [email protected] тут уж остается пожелать вам удачи и дара убеждения.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Жанна [e-mail скрыт] Российская Федерация #5[285122] 27 января 2012, 0:48 Цитата: но если в штатку внесёте-должны будете и з/пл кадровика получать и приняться по совместительству.

работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время,пожалуй, в случае с Марианной это было бы совмещение и запись в трудовую книжку о совмещении должностей не производится.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Светлана [e-mail скрыт] Россия, Хабаровск #6[285130] 27 января 2012, 2:42 Марианна писал(а): я работаю в должности секретаря.

поскольку в штатном отсутствует должность специалиста по кадрам, я была назначена приказом генерального ответственной по кадрам.

трудового договора» ТК РФ, где перечислены обязательные для включения в трудовой договор условия, установлено: в трудовом договоре указываются… трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)… Итак, из приведенных норм следует, что штатное расписание в организации должно быть и именно в нем поименованы должности работников, без которых деятельность организации невозможна. Какова форма штатного расписания? Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности работников организации. Об этом говорится в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить работников, которых это касается.

В заключение хотелось бы напомнить, что переименование должности в штатном расписании (например, с секретаря на секретаря-референта) руководитель не может производить по своему усмотрению. Такое действие будет изменением существенного условия трудового договора, ведь в нем обязательно содержится наименование должности.

А значит, здесь требуется письменное согласие сотрудника. То же самое касается заработной платы, если ее конкретный размер стороны указали в трудовом договоре.

Конечно, никто не может обязать организацию принимать штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок. Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях.

Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок. Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств.Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст.

8

Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным. Приказ об утверждении Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме.

Источник: https://1privilege.ru/bez-shtatnogo-raspisaniya-nevozmozhna-normalnaya-deyatelnost-kadrovika/

Утверждение штатного расписания – когда и как утверждается документ

Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика

Штатное расписание — документ, хоть и не обязательный, но его наличие помогает осуществлять управление персоналом. Его часто требуют контролирующие органы в ходе проверок.

Понадобиться данный документ может и в конфликтной ситуации, когда у руководства компании появится необходимость обосновать решения о сокращении части наемного персонала или ликвидации (реорганизации) структурных подразделений.

Штатное расписание: когда составляется и утверждается

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

  • структурных подразделениях;
  • количестве однотипных должностей;
  • оплате труда, в том числе различных надбавках.

В штатное расписание включают не только те должности, которые уже заняты наемными работниками, но и предполагаемые вакансии.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога.

Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора.

В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Составить документ могут:

  • кадровая служба;
  • бухгалтерия;
  • специалист по работе с персоналом;
  • юрист;
  • руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Как правильно оформить утверждение штатного расписания

Процедура утверждения штатного расписания достаточно проста. Вместе с подписанным документом готовится приказ или распоряжение об его утверждении и вступлении в действие. Когда документ создается впервые, то в тексте приказа утверждают расписание и дают распоряжения соответствующим службам о его использовании в работе. Само расписание идет приложением к приказу.

Утвердить штатное расписание без издания соответствующего распоряжения руководства нельзя.

После подписания приказа об утверждении и его регистрации в титульной части расписания заполняют информацию о том, когда и каким документом оно введено в действие.

Когда на предприятии возникает необходимость разработки нового штатного расписания, в распоряжение об утверждении дополнительно нужно внести информацию о том, что предыдущий документ утрачивает силу. Хранится приказ об утверждении в кадровой службе компании совместно с расписанием по штату.

Кто утверждает штатное расписание

Подписывает такой приказ (распоряжение) руководитель компании либо его заместитель, в функции которого входит управление персоналом организации.

Обозначить конкретное должностное лицо, которое может своим распоряжением утвердить этот документ можно в:

Утвердить документ может не только руководитель организации, но и сотрудник, выполняющий обязанности директора во время его отсутствия.

Такая ситуация возможна, когда ввести в действие новый документ необходимо в сжатые сроки и нет времени дожидаться возвращения директора или собственника.

Например, если проверка контролирующих органов выявила значительные отклонения в фактической структуре наемного персонала и утвержденном документе, и проверяющие дали несколько дней на приведение регламентирующих численность документов в порядок.

Как часто и когда утверждается штатное расписание

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

Когда утверждают штатное расписание на следующий год

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год.

Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля.

Ведь точную нагрузку на педагогический состав и количество преподавателей по каждому предмету можно подсчитать только по окончании приема заявлений от будущих студентов или учащихся.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом.

По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание. В процедуре утверждения этого документа обязательно необходимо издание соответствующего распоряжения или приказа руководителя (одного из его заместителей).

(8 голос., 4,30 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/utverzhdenie-shtatnogo-raspisaniya.html

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

Без штатного расписания невозможна нормальная деятельность кадровика

Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст.

57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения.

Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках.

Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.

За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.

Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.

179 ТК РФ; для этого они должны быть указаны в штатке).

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.

Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок.

Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатки;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала.

Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды.

Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем.

Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.).

Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя.

Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2020 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558).

Как вносить изменения

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ.

Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда).

В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст.

74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях.

Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Источник: https://ppt.ru/news/126751

Знайте о своих правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: