Бухгалтерский учет топливных карт и топлива

Содержание
  1. Учет топливных карт: разбираем основы
  2. Как оформить
  3. Рекомендации по учету
  4. Топливные карты в бухучете
  5. Бухучет трат на топливо
  6. Налоговый учет
  7. Проводки по ТК для бюджетников
  8. Законодательное обоснование
  9. Как вести учет ГСМ по топливным картам — смарт карта на бензин
  10. Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами
  11. Учет топливных карт в бухгалтерском учете
  12. Журнал учета топливных карт
  13. Учет ГСМ по топливным картам
  14. Бухгалтерский учет топливных карт
  15. Бухгалтерский учет у покупателя
  16. Учет карт на ОСНО проводки
  17. Учет топливных карт при УСН
  18. Как вести учет топливных карт на ЕНВД
  19. ГСМ при учете налогов
  20. Типичные ошибки
  21. Учет бензина по топливным картам
  22. Как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия
  23. Учет смарт карты
  24. Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете
  25. Порядок работы сервиса
  26. Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете
  27. Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить
  28. Образец акта приема-передачи
  29. Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии
  30. Учет топливных карт и проводки при отражении расходов на топливо | Аюдар Инфо
  31. Отражение в учете поступления топливной карты и ее выдачи водителю
  32. с применением счета 0 208 00 000
  33. без применения счета 0 208 00 000
  34. * * *

Учет топливных карт: разбираем основы

Бухгалтерский учет топливных карт и топлива

Современный способ покупки горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспорта — это приобретение ГСМ по топливным картам, выдаваемым водителям. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков.

В бухучете возникают разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика.

На помощь приходят топливные карты (ТК) — инструмент строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.

Работа с ТК позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках в тот момент, когда это необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации. При переходе на этот способ оплаты учет бензина по топливным картам в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Виды ТК различны.

  • лимитированные — доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит выделяется на сутки или неделю;
  • нелимитированные, по ним ограничения нет, отпуск топлива производится по потребности.
  • денежные — на баланс платежного средства вносится определенная сумма, и в момент, когда происходит заправка ГСМ по топливным картам, его стоимость списывается по цене, актуальной на день совершения операции;
  • литровый — держатель ТК приобретает конкретный объем топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без влияния динамики цен на ГСМ.
  • дебетовые ТК — их держатель сначала пополняет баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом производится очередной отпуск ГСМ;
  • кредитные ТК — отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и отражение топливных карт в бухгалтерском учете вызывает вопросы.

Как оформить

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию, ее форма индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это главный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре оговаривается возврат ТК, когда действие договора завершится.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — произведенная в перечисленных пунктах заправка транспортных средств.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском и налоговом учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы.

Компании недостаточно лишь отразить в бухучете правильные проводки. Сначала локальными распорядительными документами закрепляется, на каком счете учитывать ТК, как учитывать бензин по ним и прочие важные моменты.

Разберемся, как это сделать правильно.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в ее учетной политике. Недостаточно указать, на каком счете учитывать карты, необходимо раскрыть следующую информацию:

  1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо приходуется в бухучете, а затем списывается.
  2. Нормы на списание горючего по ТК организации — при их определении учитывается категория транспортного средства и период эксплуатации (зима или лето).
  3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по ГСМ.
  4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов, в состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
  5. Алгоритмы, как принимать к учету и списывать ТК. Необходимо обозначить причины, по которым ТК списывается.
  6. Правила выдачи ТК сотрудникам, документальное оформление этой процедуры.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, использующих ТК в работе и обеспечивающих их сохранность, структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива — придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал выдачи путевых листов, акт на списание ТК — образцы этих документов допустимо разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы.

В дальнейшем в рамках заключенного договора потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией, причем не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, рассмотрим проводки в бухгалтерском учете топливных карт и основы их составления. Обратите внимание, какими записями отражаются хозяйственные операции в организации:

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. В большинстве случаев поставщики предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карты и этом случае ее стоимость (без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного на баланс аванса) отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Проводки:

ОперацияДебетКредит
Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки6051
Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной10.660
Учтен НДС по ТК1960
НДС принят к вычету6819
Стоимость карточки списана в расходы20264410.6

Как выдать топливную карту сотруднику? Отражать выдачу ТК на счете 71 бухучета некорректно — работник не получил денег. Топливные карты отнесены к бланкам строгой отчетности, так что допустимо учитывать их на соответствующих забалансовых счетах. Как организуется учет топливных карт на забалансовом счете, следует закрепить в учетной политике.

При списании ТК подготовьте акт и сделайте соответствующую запись в бухучете по кредиту забалансового счета, на котором оприходована ТК. Причиной списания ТК являются: смена поставщика, моральное устаревание, физический износ или порча.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляйте в отдельности от стоимости самих ТК. Сначала отражается предоплата, то есть пополнение баланса карточки. Дальнейшие операции проводятся на основании документации, полученной от поставщика по итогам расчетного периода, в обычной практике — ежемесячно.

Поставщик собирает информацию со всех точек карточных терминалов АЗС, проводит анализ и обобщение информации. Затем формирует отчетную документацию:

  • Итоговый отчет по топливным картам, к примеру, за месяц.
  • Товарную накладную.
  • Счет-фактуру.
  • Акт сверки взаиморасчетов.

Полученные документы требуется сверить с путевыми листами, чеками о заправке, индивидуальными учетными отчетами работника. Выявленные разногласия следует незамедлительно устранить, а затем оприходовать ГСМ на счет 10.3 «Топливо» на основании товарной накладной и отчета по операциям. Списание проводите на основании путевых листов.

Бухучет ГСМ по топливным картамОперацияДебетКредит
Перечислен аванс на баланс топливной карты60.251
ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных10.360.1
Учтен НДС1960
НДС принят к вычету6819
Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ60.160.2
Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов20264410.3

Налоговый учет

Отдельное внимание уделите правилам налогообложения таких затрат. В учетной политике для целей налогообложения закрепите, как вести учет ГСМ по топливным картам:

  1. Порядок отнесения затрат на покупку самой ТК. Здесь допустимо несколько вариантов:
  • списание на прямые затраты;
  • включение в расходы, связанные с содержанием транспортных средств;
  • отнесение в состав прочих затрат.

НДС, включенный в стоимость ТК, принимается к вычету, но только после принятия ТК к учету и получения счета-фактуры на нее. Применение вычета правомерно, если организация является плательщиком НДС и использует карты в налогооблагаемых операциях.

  1. Порядок отнесения затрат на ГСМ. Расходы этой категории учитываются при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль при соблюдении определенных условий:
  • они обоснованны, издержки произведены в рамках установленных норм;
  • подтверждены документально (чеки, квитанции, счета-фактуры, накладные);
  • совершались с целью осуществления основного вида деятельности, приносящей доход.

Проводки по ТК для бюджетников

Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухучет по особым нормам. Но как и коммерческим субъектам, им необходимо обозначить в учетной политике все ключевые его моменты в отношении ТК и ГСМ.

Как отражать в учете бюджетного учреждения такие операции:

  1. Куплена ТК на сумму 500 рублей.
  2. Перечислен аванс — 50 000 рублей.
  3. Заправки по карте — 7000 рублей.
Проводки сервисные услуги по топливным картам в бухучете бюджетных организацийОперацияДебетКредитСумма, рубли
Отражены расходы учреждения по изготовлению топливной карты0 401 20 2260 109 ХХ 2260 302 26 730500,00
Произведена оплата за изготовление ТК0 302 26 8300 201 11 610Одновременно по забалансуПо кредиту счета 18500,00
Топливная карта принята к учету на забаланс031,00
Перечислен аванс поставщику ГСМ0 206 34 5600 201 11 610Одновременно по забалансуПо кредиту счета 1850 000,00
Учтен бензин, полученный водителем при заправке по топливной карте0 105 33 3400 302 34 7307000,00
Списаны израсходованные ГСМ0 401 20 2720 109 ХХ 2720 105 33 4407000,00
Частично зачтен аванс в части полученного топлива по ТК0 302 34 8300 206 34 6607000,00

Законодательное обоснование

Действующие законодательные нормы:

  1. Порядок оприходования ГСМ — п. 5 и 6 ПБУ 5/01.
  2. О переходе прав собственности на топливо — ст. 223 ГК РФ и ст. 458 ГК РФ.
  3. Вычет по НДС — п. 1 ст. 172 НК РФ.
  4. Нормы расхода горюче-смазочных материалов — Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р от 14.03.2008.
  5. Необходимость документального подтверждения затрат на ГСМ — п. 1 ст. 9 закона №402-ФЗ и п. 1 ст. 252 НК РФ.

Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/uchet-toplivnykh-kart-v-2019-godu-razbiraem-osnovy

Как вести учет ГСМ по топливным картам — смарт карта на бензин

Бухгалтерский учет топливных карт и топлива

Деятельность любой компании, использующей транспорт, подразумевает наличие денежных трат на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Их можно покупать, применяя топливные карты. В разных видах финансовой документации необходимо правильно отражать операции получения и расхода топлива. Соблюдение требований учета топливных карт способствует избежанию недочетов в бухучете.

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Если компания решила использовать в своей работе топливные карты, она должна учитывать некоторые нюансы.

  1. В компании нужно спланировать счета. Специалист для этого должен позаботиться об открытии счета и субсчета для отслеживания за оборотом ГСМ вместе с топливной картой.
  2. Необходимо сочетать политику компании с такими положениями:
    1. стоимость трат и списания горючих и смазочных продуктов;
    2. методика записи затрат по этим материалам;
    3. постановка топливных карт на баланс фирмы;
    4. утверждение журнала записи карточек;
    5. название складов, где получают топливо;
    6. если компания относится к учреждениям, работающим по ОСНО, то она не должна следовать правилам бухучета 18/02.

В учетной политике нужно определить затраты, по которым будут начисляться налоги:

  • все материалы, которые были потрачены сверх установленного лимита;
  • топливо, израсходованное в пределах действущих норм;
  • все карточки (их относят как денежные затраты или траты на поддержание работоспособности транспортных средств).

Бухгалтерия должна завести такие документы:

  • бланк путевого листа (утверждается согласно формы);
  • журнал трат топливных материалов;
  • журнал контроля ГСМ, выданных сверх нормативов;
  • журнал поступления транспортных карточек, их выдачи, перемещения и списания (в графах указывают дату выдачи шоферу вместе с его личными данными, дату приема в бухгалтерию, марка авто и его госномер).

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты, которые приобретались за деньги, записываются в составе финансовых ценностей. Принимается только себестоимость по факту. Расходы причисляют к тратам на повседневные разновидности работы (например, за такие деньги приобретают сырье, товары и проч).

Затраты на закупку рассматриваемого средства накопления бонусов и скидок учитываются по категории 10.6 (другие материалы). Источник информации — накладная по товару. Записываются такие проводки:

  • деньги за эмиссию топливной карты (документ, на основе которого это делается — банковская выписка);
  • состав товарных запасов (информация — накладная по товару или договор на транспортирование топлива);
  • НДС по карточке;
  • этот же налог к вычету;
  • цена карты, списанная в финансовые траты компании.

Поставщик топлива должен передать на 30 или 31 число для фирмы, владеющей документами, такие данные:

  • счета;
  • накладную;
  • акт проверки взаиморасчетов;
  • отчеты по всем проведенным операциям.

По этим документам показывают, сколько литром топливных товаров было куплено, какой объем надо сверить. Списание проводится по таким показателям:

  • предоплата за топливо;
  • топливо, переданное по договору поставки;
  • НДС, высчитанный по счетам;
  • НДС, определенный по книге закупок;
  • общая списанная цена топлива, купленного и заправленного в транспортное средство.

НДС начисляется после приема карточки на баланс, получения фактуры.

Журнал учета топливных карт

Общего образца ведения журнала нет. Бухгалтер ведет его в такой форме, которая для него наиболее понятна и удобна. В документе записываются данные:

  • номер записи;
  • дата выдачи карты;
  • название ее;
  • личные данные человека, который выдал ее;
  • личные данные человека, который принял платежное средство;
  • дата приема.

На некоторых фирмах журналы дополняются номером карты, пределом покупки по безналу, вид покупаемого топлива, другие данные.

Учет ГСМ по топливным картам

Топливная карта без цены бензина является материально производственным расходом. Деньги на ее покупку идут как текущие расходы. В финансовом документе выдача топливной карточки не отображается и проводок не формируется.

В конце каждого месяца бухгалтер делает проводки:

  • перечисление аванса;
  • оприходование топливных материалов;
  • запись входного НДС;
  • оприходование ГСМ по суммам чека АЗС;
  • запись входного НДС;
  • зачет преждепереведенного аванса;
  • определение НДС к вычету.

Бухгалтерский учет топливных карт

Контроль этих карточек проводится соответственно особенностей проводки и условий налогообложения.

Бухгалтерский учет у покупателя

Эта форма учета зависит от условий покупки топливной карты. Она предоставляется на указанных ниже условиях:

  • ее дает сам реализатор топливных продуктов бесплатно;
  • ее можно взять на условиях дальнейшего возврата;
  • с внесением личных средств покупателя.

Все эти положения в дальнейшем будут отображаться в ведомостях бухгалтерии.

Учет карт на ОСНО проводки

Бухучет топливных карт будет формироваться и от того, какая форма учета налоговых начислений ведется в корпорации, где работают их пользователи. Если она выдается безоплатно, то ее не отображают в форме учета. Ее просто прикрепляют за юрлицом, и этот факт является гарантией того, что ее в дальнейшем не можно будет продать.

Если же карточка выдается на условии возврата, то покупатель перечисляет залоговую стоимость. Когда заканчивается срок ее действия, то ее возвращают продавцу. В балансе ее указывают как собственность продавца. При отображении учета покупателя ее показывают на забалансовом счете.

Совершаются такие бухгалтерские операции:

  • начисление стоимости залога владельцу;
  • показывается сумма залога;
  • возвращается залоговая стоимость после того, как срок карты истекает;
  • возвращается обеспечение залога;
  • отображается возврат карты.

Покупка отображается так:

  • начисления поставщику;
  • списание цены карты;
  • НДС;
  • списание этого налога;
  • отображение платежного инструмента по бухгалтерскому балансу.

Применение счетов 71 или 10 не является оправданным, потому что топливные карты не выполняют функций денег, не учитываются как сырье, не реализуются и не используются для управленческих нужд.

Учет топливных карт при УСН

При бесплатном получении ее не нужно показывать. Получение ее для временного использования такое же, как при ОСНО. Если она приобретается за счет денег компании, то ее цену включают в расходы, из которых потом начисляется единый налог.

Бывает, что единый налог считают как остаток между доходами и расходами компании. Тогда предприятие ищет пути снижения базы налогообложения. В расходы бухгалтер включает:

  • хозяйственную целесообразность трат;
  • подтверждение трат по документам;
  • горючее применяется для транспорта, из которого извлекается экономическая выгода.

Как вести учет топливных карт на ЕНВД

При этом надо платить налог на вмененный доход. Цена же карточки не изменяет сумму налоговых платежей. Иногда юрлицо может сочетать ОСНО с ЕНВД. Топливные карты применяются в разных видах деятельности, и НДС по них распределяется в корреляции от вида начисления налога.

ГСМ при учете налогов

Закон не обязывает вести нормирование расходов бензина. На ОСНО литры топлива вводятся как траты на последний день учетного периода. При применении упрощенки

Типичные ошибки

Распространенная ошибка — применение счета 71 для учета выдачи топливной карты шоферу. Если сотруднику выдают топливную карту, то деньги ему не перечисляют. В бухучете не надо отражать факт выдачи.

Иногда бухгалтер не отображает карточку, потому что она выдавалась бесплатно. Тогда они отображаются по договоренной цене 1 рубль — так можно избежать возможных ошибок

Учет бензина по топливным картам

При учете бензина персонифицируются такие данные:

  • размер скидки, полученной при закупках;
  • стоимость заправки и дозаправки;
  • время посещения АЗС;
  • место покупки топлива;
  • вид, категория бензина.

Как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия

При покупке бензина делают проводки:

  • предварительная плата за ГСМ по Д60;
  • предоплата за НДС по Д68.

Покупка ГСМ отмечается датой, в которой формировался отчет эмитента. Делаются такие проводки:

  • запись на учет ГСМ (Д10);
  • НДС по топливу (Д19);
  • минус этого же налога (Д68);
  • восстановление этого налога (Д60).

Учет смарт карты

Топливная карта с микропроцессором выпускается эмитентом или собственником автозаправки. Это такое же современное средство, облегчающее отпуск бензина. Она не является средством для платежа. На карту без лимита вводят объем литров бензина, которое в дальнейшем получает клиент. При исчерпании объема бензина его невозможно будет получить.

На лимитированных продуктах устанавливают ограничение на сутки или месяц в литрах топлива.

Учет топливных карточек — важная составляющая деятельности бухгалтера. Правильно заполненные документы гарантируют точность отображения движения денег и соответствия действующему налоговому законодательству.

Как вести учет ГСМ по топливным картам — смарт карта на бензин Ссылка на основную публикацию

Источник: https://avangard-lk.ru/karty/toplivnye/uchet

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет топливных карт и топлива

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

  • денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
  • литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

  • перечисление аванса поставщику ГСМ;
  • списание денежных средств в оплату;
  • отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
  • остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС операцииДебетКредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты1060
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)1960
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода20, 25, 26, 4410
Перечислена оплата поставщику6051
НДС принят к возмещению6819
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику012работник012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации012склад012работник
Списан более не используемый электронный носитель012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

  • накладную (акт приема-передачи);
  • счет-фактуру;
  • отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей операцииДебетКредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС60авансы51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей1060
Отражен НДС по поступившим ГСМ1960
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику6060авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов20, 25, 26, 4410
НДС принят к вычету6819

Учет топливных карт и проводки при отражении расходов на топливо | Аюдар Инфо

Бухгалтерский учет топливных карт и топлива

Левинталь Т., эксперт журнала

В редакцию нашего журнала обратилась организация с просьбой разъяснить порядок отражения в учете расчетов с АЗС, когда заправка автомобиля бензином осуществляется водителем посредством применения топливной карты. Учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого поставщик предоставил учреждению топливную карту.

Плата за отпущенное поставщиком топливо производится в конце месяца на основании документов, предоставленных поставщиком.

Как отражать расчеты с поставщиком и водителем? Должен ли водитель составлять авансовый отчет и прикладывать к нему чеки заправок? Если должен, то как заполняется авансовый отчет? Ответы на эти и другие вопросы даны в статье.

Топливная карта – пластиковая карта, используемая для автоматизации и оплаты заправки автомобиля на АЗС. Она содержит электронный микрочип, который хранит всю информацию для заправки на АЗС. Топливная карта зачастую имеет установленный в договоре на обслуживание лимит приобретения топлива по ней. Лимит может быть:

  • суточным – на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который нельзя. То есть каждые сутки держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита;
  • месячным – устанавливается месячная норма отпуска топлива по топливной карте.

Выбор схемы программирования топливной карты обусловливается соглашением сторон контракта (договора). В ходе использования топливной карты возможны замена одной схемы другой или изменение размера суточного (месячного) лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива.

Отражение в учете поступления топливной карты и ее выдачи водителю

Учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой. Ранее Минфин предлагал вести учет топливных карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (Письмо от 03.06.2008 № 02‑14‑10а/1611). Считаем, что положения п.

 337 Инструкции № 157н[1] не обязывают учреждение применять именно этот забалансовый счет. В свою очередь, финансовое ведомство в своем Письме от 02.10.

2018 № 02‑07‑10/70752 разъяснило: в случае, когда условиями договора предусмотрено, что транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, такая транспортная карта не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения. По мнению Минфина, в целях учета движения таких карт между ответственными лицами учреждение вправе использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (по условной цене – один рубль), специально предназначенный для этого в соответствии с учетной политикой учреждения. Таким образом, для учета топливных карт учреждение вполне может выбрать любой забалансовый счет, за исключением тех, которые содержатся в п. 332 – 394 Инструкции № 157н[2], и прописать применение этого счета в учетной политике учреждения. Например, учреждение в своей учетной политике может установить, что для учета топливных карт применяет забалансовый счет:

  • 43‑1 – для учета поступивших в учреждение топливных карт;
  • 43‑2 – для учета топливных карт, выданных водителю для заправки.

Передачу топливных карт водителям можно оформить требованием-накладной (ф. 0504204).

Операции с транспортными картами в учете отразятся следующим образом:

операции

Дебет

Кредит

Получена транспортная карта

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Передана транспортная карта водителю

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Закреплена транспортная карта за водителем

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

с применением счета 0 208 00 000

Согласно методологии учета, установленной Инструкцией № 174н[3] предложим следующие варианты корреспонденции счетов, которые можно использовать при совершении расчетов по заправке автомобилей топливом посредством применения топливные карты проводки. Схема бухгалтерских записей по этому варианту отражения расчетов будет такой:

операции

Дебет

Кредит

Пояснение

Принято к учету топливо, которым был заправлен автомобиль

0 105 33 343

0 208 34 667

Операция совершается на основании авансового отчета (ф. 0504505), составленного водителем, вместе с приложенными к нему чеками АЗС

Отражен в учете отпущенный поставщиком ГСМ по топливным картам при заправке автомобиля на АЗС

0 208 34 567

0 302 34 734

Операция совершается на основании товарной накладной, предоставленной поставщиком топлива в конце месяца

Произведена оплата топлива, отпущенного поставщиком

0 302 34 834

0 201 11 611

Операция совершается на основании счета-фактуры, предоставленной поставщиком

Произведено списание израсходованного топлива

0 109 хх 272

0 105 33 433

Основанием для списания операции является акт списания материальных запасов (ф. 0504230), составленный на основании заполненных водителем путевых листов

Здесь же скажем несколько слов о применении счета 0 208 00 000 в данной корреспонденции счетов. Согласно нормам п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. После заключения договора

с нефтяной компаний юридическому лицу выдают нужное количество карт, привязанных к единому счету. Все расчеты, осуществляемые водителем посредством применения на АЗС топливных карт, оказываются под контролем и строго фиксируются. В конце месяца подробная информация о произведенных водителем заправках предоставляется учреждению.

Чек, выдаваемый водителю на АЗС, является лишь дополнительным подтверждением того, что заправка была осуществлена. Поскольку топливная карта предоставляет доступ к единому счету, открытому нефтяной компанией в рамках заключенного договора учреждению, считаем возможным использовать счет 0 208 00 при осуществлении обозначенных расчетов.

Если учреждение выбирает такую схему бухгалтерских записей, то водитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) и все выданные ему на АЗС чеки прикрепляет к нему. Сложность может возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф.

 0504505), поскольку в форме отражаются сумма полученного и израсходованного аванса, а также остаток суммы аванса или перерасход по нему. Фактически денежные средства водителю на приобретение бензина не выдаются, когда расчеты осуществляются посредством топливные карты проводки.

Тем не менее считаем возможным отражать при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков АЗС.

Водитель бюджетного учреждения И. Сидоров заправляет автомобиль посредством топливной карты нефтяной компании. В марте в связи с его отпуском и отпуском руководителя учреждения водителем были произведены 2 заправки автомобиля топливом АИ-95. К авансовому отчету приложены чеки АЗС, содержащие следующие данные:

  • чек АЗС от 16.03.2020, время заправки – 08.20, на сумму 1 575 руб.;
  • чек АЗС от 23.03.2020, время заправки – 09.00, на сумму 1 800 руб.

И. Сидоровым в марте было приобретено топливо на сумму 3 375 руб.

31.03.2020 И. Сидоровым был представлен авансовый отчет, к которому были прикреплены чеки АЗС, подтверждающие заправку автомобиля.

Информация о сумме израсходованных водителем на заправку автомобиля денежных средствах в титульном листе авансового отчета
(ф. 0504505) отразится так:

Наименование показателя

Сумма

Бухгалтерская запись

Сумма, руб.

В рублях

В валюте

Дебет

Кредит

Предыдущий аванс:

0

1

2

3

остаток

0

2 105 33 343

2 208 34 667

3 375

перерасход

0

Получен аванс

3 375

Итого получено

3 375

Израсходовано

3 375

Остаток

0

Перерасход

0

Итого

3 375

без применения счета 0 208 00 000

Поскольку при заправке автомобиля по топливной карте документами-основаниями для совершения расчетов с нефтяной компанией являются документы, предоставленные нефтяной компанией, в которых фиксируются в том числе время заправки, номер топлива и объем заправки, считаем возможным в учете применять и такую схему корреспонденции счетов:

операции

Дебет

Кредит

Пояснение

Принято к учету топливо, отпущенное поставщиком в течение месяца.

Далее бухгалтер сверяет предоставленные поставщиком данные с чеками, представленными во-

0 105 33 343

0 302 34 834

Операция совершается в конце месяца на основании представленной поставщиком товарной накладной

дителем (чеки могут быть приложены к оформленному водителем авансовому отчету (ф. 0504505)). Рекомендуем прикреплять чеки, представленные водителем, к товарной накладной.

Периодичность представления чеков водителем (после каждой заправки или в конце месяца) устанавливается учреждением самостоятельно

Произведена оплата поставленного топлива

0 302 34 834

0 201 11 610

В случае если ошибок и расхождений не обнаружено, учреждение производит оплату отпущенного в течение месяца топлива по топливной карте

Произведено списание израсходованного топлива

0 109 хх 272

0 105 33 433

На основании составленных водителем путевых листов комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт списания материальных запасов (ф. 0504230), и приобретенное посредством применения топливной карты топливо списывается с учета

При применении этой схемы корреспонденции счетов отпущенное в течение месяца топливо принимается к учету на основании документов поставщиков, а выбывает с учета – по нормам расхода ГСМ по топливным картам на основании правильно оформленного акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) и сведений в путевых листах.

* * *

В завершение сформулируем основные моменты:

  • учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой (необязательно на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности»);
  • в статье предложены две схемы корреспонденции счетов, которые могут быть использованы в учреждении при отражении расчетов с нефтяной компанией за отпущенное ею водителю учреждения на АЗС топливо посредством применения топливной карты – с применением счета 0 208 00 000 и без его применения. 

[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений,
утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н. [2] Поскольку в положениях Инструкции № 157н прямо не указано на применение в рассматриваемом случае забалансовых счетов, содержащихся в ней, рекомендуем при учете топливных карт применять любой другой счет, не предусмотренный обозначенной инструкцией. [3] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение, №5, 2020 год

Источник: https://www.audar-press.ru/uchet-toplivnyh-kart-gsm-po-toplivnym-kartam

Знайте о своих правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: