Как оформить акт на списание документов с истекшим сроком хранения

Содержание
  1. Уничтожение документов
  2. Порядок уничтожения документов
  3. Порядок составления акта
  4. Как уничтожить
  5. Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы
  6. Основания для уничтожения документов
  7. Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов
  8. Акт уничтожения бухгалтерских документов
  9. Как уничтожаются электронные носители
  10. Что делать если документ утрачен
  11. Штрафы по уничтожению документов
  12. Вывод
  13. Акт списания документов с истекшим сроком хранения
  14. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
  15. Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
  16. Как составить акт на уничтожение документов
  17. Как не ошибиться с датой акта
  18. Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2020 года
  19. Что представляет собой акт об уничтожении документов
  20. Кто занимается утилизацией документа
  21. Порядок проведения процедуры в 2020 году
  22. Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году
  23. Хранение акта
  24. Скачать

Уничтожение документов

Как оформить акт на списание документов с истекшим сроком хранения

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

К записи 346 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/hranenie-i-unichtozenie-dokumentov/unichtozenie-dokumentov.html

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Как оформить акт на списание документов с истекшим сроком хранения

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
  2. Почему нужно уничтожать документы;
  3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
  4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
  5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

  1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
  2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
  3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

  • Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
  • Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
  • Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
  • Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
  2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
  3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

  • Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
  • Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
  • Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина храненияСроки
Для целей бухучетаНе менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учетаСогласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организацииНа протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия.

Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет.

Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

  1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
  2. Бухгалтерская отчетность.
  3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.

Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.

Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

  1. Составление реестра всей документации архива.
  2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
  3. Составление акта на утилизацию.
  4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
  5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/unichtozhenie-buhgalterskih-dokumentov/

Акт списания документов с истекшим сроком хранения

Как оформить акт на списание документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению.

В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так:

15 марта 2002 года N 43

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения

документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И. Васильев/

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

Акт
о выделении документов на уничтожение

21 марта 2002 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;

секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается): 1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка). 3. Кассовая книга за 1996 год. 4.

Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9.

Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).

10. книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/

Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.

Акт может выглядеть так:

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.; — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;

секретарь — Петрова М.И.

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ

100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./ Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./

Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.). Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки: Дебет 50 Кредит 91-1 118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: http://buhnalogy.ru/akt-spisaniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya.html

Акт об уничтожении документов – Образец, бланк 2020 года

Как оформить акт на списание документов с истекшим сроком хранения

Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов.

Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы.

В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

Файлы для скачивания:

Что представляет собой акт об уничтожении документов

В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации.

Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию.

Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений.

Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы.

Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен.

Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание.

За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Порядок проведения процедуры в 2020 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

  1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
  2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
  3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
  4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
  5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
  6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(: “Порядок уничтожения документов. “)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

  • в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
  • далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
  • ниже пишется название документа;
  • также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
  • перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
  • ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
  • под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
  • после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются.

Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления.

Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению.

Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро.

Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Хранение акта

После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия.

Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве.

Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.

Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет.

Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны.

Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам.

Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг.

Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

Скачать

Источник: https://aktinfo.com/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Знайте о своих правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: