Как прошивать документы какими нитками

Содержание
  1. Делопроизводство как сшить документы. Как правильно сшивать документы ниткою. Требования сшивать документы. Как правильно сшить документы и заверить
  2. Требования сшивать документы
  3. Какими нитками сшивать документы
  4. Где сшить документы, в каком месте
  5. Как правильно сшивать документы ниткой
  6. Как сшить документы на 2 дырки, образец
  7. Как сшить документы на 3 дырки, образец
  8. Как сшить документы на 4 дырки, образец
  9. Как сшить документы пружиной
  10. Как сшить документы для налоговой по требованию
  11. Как сшить документы для архива
  12. Как сшить документы на уголок
  13. Подготовка образца
  14. как сшить документы
  15. Какими нитками прошивать документы – Юридический справочник
  16. Инструкция по сшиванию документов
  17. Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов
  18. Как правильно сшивать документы
  19. Как правильно сшить документы?
  20. Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство
  21. Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
  22. Если документы сшиты неправильно
  23. Какие документы нужно сшивать и зачем?
  24. Основные регламенты
  25. Подготовка документов к сшиванию
  26. Возможные варианты сшивания
  27. Необходимые материалы для сшивания документов нитками
  28. Процесс сшивания документов
  29. Как сшивать документы правильно (видео)
  30. Прошивка большого объема документов
  31. Прошивка документации при помощи станка (видео)
  32. Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции
  33. Какие документы необходимо сшивать?
  34. Нормативные акты
  35. Требования для государственных учреждений
  36. Как правильно прошивать документы
  37. В 2 прокола
  38. На 3 дырки
  39. На 4 дырки
  40. На уголок
  41. Как пронумеровать листы
  42. Как заверить прошитый документ
  43. Исправления
  44. О прошивке документов нитками: как правильно сшить дело в 3 и 4 дырки, схема
  45. Нумерация листов
  46. Использование станков
  47. Обложки
  48. Заверительная надпись
  49. Подготовительные работы
  50. Подготовка образца
  51. Способы сшивания и необходимые инструменты
  52. Какую документацию нужно прошивать

Делопроизводство как сшить документы. Как правильно сшивать документы ниткою. Требования сшивать документы. Как правильно сшить документы и заверить

Как прошивать документы какими нитками

Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам.

Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса.

Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.

Требования сшивать документы

К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки. Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь. Только так можно избежать ошибок при сшивке.

Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия. Такой вид сшивки считают основным. 

Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея. Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям.

Каждая государственная организация предъявляет свои требования. К ним относится вид сшивания, заверения и т.д. Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.

Какими нитками сшивать документы

Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.

Где сшить документы, в каком месте

Сшивка проводится только по левому краю. Именно с этой стороны по стандарту располагаются поля. Сшитые листы должны быть идеально расположены, без выступов. Отверстия для сшивки прокалываются на одинаковом расстоянии, так как от них зависит аккуратность и эстетичный вид будущей папки.

Намечают места для прокола только на одинаковом расстоянии. Стандарт по 3 см между проколами. Отступы от левого края до отверстия не менее 1,5-2 см. Такого правила придерживаются при сшивке документов по предложенным ниже схемам.

Как правильно сшивать документы ниткой

К любой работе нужно подготовиться, особенно если это касается документации. Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться. Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам.

  • В первую очередь нужно сложить листы в необходимой последовательности. Затем зафиксировать их по краям. Только после этого можно намечать место под отверстие.
  • Отверстия желательно проделывать одновременно на всей пачке документов. В противном случае листики будут постоянно выползать с какой-то стороны, что крайне не желательно.
  • В готовые отверстия протяните ленту для фиксации. После можно приступать к сшивке.
  • Сшивку проводят по одной из ниже приведенных схем. Прошивку нужно повторить дважды, только после этого завязывать узелок.
  • После завершения шитья аккуратно вынимается лента..
  • В окончании на узел приклеивается небольшой листик/фиксатор.
  • На фиксаторе необходимо прописать количество листов в папке, поставить дату, подпись.

Сшивка всегда начинается и заканчивается на тыльной стороне папки с документацией.

Тонкости прошивки описаны в разделе подготовка образца. Кроме этого, там же размещены рекомендации как избежать ошибок в заверении, описи на фиксаторе.

Как сшить документы на 2 дырки, образец

Самым легким и быстрым считают сшивку по схеме 2. К сожалению, она не надежна, поэтому используется намного реже, чем схема 3 и 4.

  • Для сшивки нужно сложить бумаги в правильной последовательности. После чего отметить карандашом места для проколов.
  • По готовым отверстиям дважды протягивается нить, после чего ее хвосты выводятся на тыльную сторону. Правила сшивания нитью читать тут.
  • На тыльной стороне нить закрепляется узлом. Желательно двумя, не менее.
  • Длинные хвостики не обрезают, их нужно будет заклеить фиксатором, затем составить опись.
  • В завершении ставят подпись и печать.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

Как сшить документы на 3 дырки, образец

Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.

Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см. Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут. Ширина между проколами и отступом стандартная.

Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз.

Действие 1

Действие 2

Действие 3

Действие 4

Действие 5. Завязывание узла

Действие 6. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца..

Как сшить документы на 4 дырки, образец

Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д. Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см. Правила сшивания документации нитью читать тут.

Техника сшивки документации по схеме 4 рассчитана на 11 действий.

Действие 1

Действие 2

Действие 3

Действие 4

Действие 5

Действие 6

Действие 7

Действие 8

Действие 9

Действие 10. Завязывание узелка.

Действие 11. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

Как сшить документы пружиной

Изначально давайте разберемся в пружинах. Они могут быть металлическими, либо пластиковыми. Металлическая подойдет максимум  для 100 листов. Пластиковая может использоваться для соединения 450 листов.

Такой вариант скрепления подойдет для выписанных журналов, документации не первой важности. Документы, которые нужно сдавать в архив, предоставлять в налоговую, для регистрации предприятия и т.д., не могут так сшиваться. Такой метод сшивки не предусмотрен ни ГОСТом, ни положениями.

Сшитые документы на пружину с легкость заменяются. Именно поэтому, единственно правильный вариант сшивки – нить, заверение подписью, печатью.

Как сшить документы для налоговой по требованию

В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.

  • Документы должны быть сложены по периодам.
  • В подготовленной папке должна находиться опись.
  • Папка сшивается по схеме 3. Полное описание ознакомиться тут.
  • В папке для проверки можно сшить не более 150 страниц.
  • Нумеруют со страницы следующей за описью.
  • Сшивку выполняют в несколько слоев нитки. Минимально две, максимально четыре.
  • Формирование узелка и размещение фиксатора только на тыльной стороне папки.
  • Листик/фиксатор имеет прямоугольную форму 5 на 5 см.
  • Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

Важно! Передавая сшитую папку инспектору, обязательно приложите сопроводительный лист. В нем указывается полный перечень предоставленных документов, инспекция, в которую предоставляется папка.

Инспектор имеет права запросить оригиналы для проверки копий. Предоставляется папка только с поверкой, правильно сшитая. В противном случае ее вернут на доработку. Согласно постановлению Минфина от конца 2015 года, заверяется вся сшивка целиком на последней странице. Подпись и печать ставят только в оригинале, иначе рискуете получать штраф в сумме 200 р.

Заверять папку могут только уполномоченные лица, либо руководители. Полномочия прописываются в приказе, либо инструкции. Доверенность от руководителя не дает права подписи.

Важно! Предоставить заверенную папку с копиями можно только при наличии оригиналов. В предоставляемом сопроводительном листе обязательно указывается место хранения оригинала.

Как сшить документы для архива

При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила. Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.

Правило 1. Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки.

Правило 2. Лист/опись с названием вложенных документов. Его расположение сразу под обложкой.

Правило 3. Листы складываются  и нумеруются строго согласно описи. Порядковый номер в описи и листе должны совпадать.

Правило 4. Предпоследняя страница в папке лист/заверитель. В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления).

Правило 5. Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке.

Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4. Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см. Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

Важно! При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.

Как сшить документы на уголок

Сшивка углом возможна только для первичной документации, например кассовых отчетов. Этот вариант подразумевает сшивку в левом верхнем углу.

  • Шить начинают только с тыльной стороны.
  • Прошивку повторяют дважды, после чего с тыльной стороны нужно завязать узелок.
  • Концы нити, так же как и при стандартном варианте прошивки нужно оставить не менее 10 см.
  • В завершении нить и узелок прячут под фиксатором.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.

Данная техника прошивки позволяет использовать для сшивки ленту. Уголки можно дополнительно защищать цветным картоном, либо плотной бумагой. Они гарантируют меньшую изнашиваемость документа.

Подробная инструкция по прошивке документов уголком предоставлена в видео ролике.

Подготовка образца

Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности. Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.

Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.

  1. Обложка/лицевая часть.
  2. Титул/опись.
  3. Документы.
  4. Опись/заверитель.
  5. Обложка/тыльная часть.
  6. Лист/фиксатор узелка.

Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет. Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.

После того, как завяжется узелок, необходимо наклеить лист/фиксатор — мини опись. Он может быть нескольких видов. Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее.

Предприниматели, которые не имеют печати, могут заверять подготовленную сшивку только подписью.

Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать. Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа. Только так можно защитить сшивку от подделки документов.

Обратите внимание на ГОСТ. Использование любых оттисков не допустимо. Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью.

как сшить документы

Подводим итоги:

Подготовка документации для сшивки требует определенных знаний. Доверять такое ответственное дело человеку без должных навыков довольно рискованно.

В некоторых случаях возврат документов на доработку может принести немало хлопот. И дело тут вовсе не в репутации предприятия, а в проверках и штрафах.

Зачастую, при обнаружении ошибок налоговая инспекция требует оригиналы, либо выезжает на проверку.

В таком деле важно все, нитки для шитья, прозрачность фиксатора на тыльной стороне сшивки, аккуратность сборки. Всегда уточняйте у инспектора о правилах сшивки. У каждой организации могут быть свои правила, которые несколько отличаются от стандартов.

Источник: https://luckclub.ru/deloproizvodstvo-kak-sshit-dokumenty-kak-pravilno-sshivat-dokumenty-nitkoyu-trebovaniya-sshivat-dokumenty-kak-pravilno-sshit-dokumenty-i-zaverit

Какими нитками прошивать документы – Юридический справочник

Как прошивать документы какими нитками

Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней. Прошивка документов по госту В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует. Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры.

Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3.

данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела.

В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно.

Полезная статья: О том, как взять делопроизводство в компании под контроль, читайте в электронной версии журнала.

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.
2.

Важно

Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. 3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки. 6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров. 7.

На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.
Лист наклеивается на узел и часть ниток.

Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

Инструкция по сшиванию документов

Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив

Какие документы подшиваются

  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

На что стоит обратить внимание:

  • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  • граница от края листа составляет 1,5-2 см
  • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину : Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Как правильно сшивать документы

Внимание

  • 1 Способы сшивания документов
    • 1.1 Где можно сшить документы?
  • 2 Как правильно сшивать документы нитками?
  • 3 Правила сшивания документов
  • 4 Как сшить документы на уголок?
  • 5 Машинка для сшивания документов — что это?
    • 5.1 : как сшивать документы нитками с помощью станка

Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы. Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время.

И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери. Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.

Как правильно сшить документы?

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России. Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

Подготовка документов к сшиванию Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки.
Обложки для документации бывают трех видов:

  • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца. Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  • архивные;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • на проверку.

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций. Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Основные регламенты Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Источник: http://allelets48.ru/kakimi-nitkami-proshivat-dokumenty/

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Как прошивать документы какими нитками

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

Если документы сшиты неправильно

  1. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.

  2. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

  3. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.

Какие документы нужно сшивать и зачем?

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  • архивные;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • на проверку.

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

Основные регламенты

Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.

Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

Подготовка документов к сшиванию

Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Оформление обложки.

Обложки для документации бывают трех видов:

  • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация.Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см.

К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

3. Нумерация.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».


Основные инструкции:

  • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  • В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись.

Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  • организацию и название документа;
  • дату подшивки и срок хранения;
  • подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
  • количество документов и подпись с указанием ФИО.

Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.

Возможные варианты сшивания

Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

  • Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
  • При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  • С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
  • При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  • иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
  • обложку;
  • заверительный лист;
  • ножницы и клей;
  • дырокол (при необходимости).

Процесс сшивания документов

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.
Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие.

В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись.

Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.8. Ставим печать и подпись.

Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео)

Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:

Прошивка большого объема документов

Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Прошивка документации при помощи станка (видео)

инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:
В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс.

По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует. Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий.

Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью. Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter

Источник: https://sovetadvokatov.ru/156-shivat-dokumenti.html

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

Как прошивать документы какими нитками

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

https://www.youtube.com/watch?v=TCJo20pfS0s

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

99 комментариев

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html

О прошивке документов нитками: как правильно сшить дело в 3 и 4 дырки, схема

Как прошивать документы какими нитками

Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам.

Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса.

Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Использование станков

Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину. Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба. Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).

Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию. Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.

Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта.

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

  • стандартными
  • нестандартными
  • длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела.

В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов).

Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров.

Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Подготовительные работы

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).

Такой работник организации именуется делопроизводителем.

Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.

Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.

В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

  • Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
  • Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
  • Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
  • Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
  • Подготовить нить длиной не менее 70 см.

Подготовка образца

Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности. Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.

Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.

  1. Обложка/лицевая часть.
  2. Титул/опись.
  3. Документы.
  4. Опись/заверитель.
  5. Обложка/тыльная часть.
  6. Лист/фиксатор узелка.

Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет. Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.

После того, как завяжется узелок, необходимо наклеить лист/фиксатор — мини опись. Он может быть нескольких видов. Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее.

Предприниматели, которые не имеют печати, могут заверять подготовленную сшивку только подписью.

Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать. Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа. Только так можно защитить сшивку от подделки документов.

Обратите внимание на ГОСТ. Использование любых оттисков не допустимо. Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

  • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  • канцелярский клей;
  • ножницы.

Какую документацию нужно прошивать

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  • Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
  • Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
  • Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  • Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
  • Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  • Нотариально удостоверенные копии и переводы;

Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.

Источник: https://bogunskaia.ru/trud/kak-proshit-dokumenty-nitkami.html

Знайте о своих правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: