Как списать подотчетные суммы

Содержание
  1. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
  2. Как выдаются подотчетные средства
  3. Порядок выдачи подотчетных сумм
  4. Что изменил закон о применении ККТ
  5. Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
  6. Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
  7. Изменения с 1 июля 2019 года
  8. Как списать подотчетные суммы без документов проводки
  9. Обнулить подотчет директора можно
  10. Обнулить подотчет директора все таки можно?
  11. Возможно ли списание подотчетных сумм без оправдательных документов?
  12. Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора
  13. Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете
  14. Правила обращения с подотчетными средствами
  15. Как правильно списать деньги с подотчета без документов?
  16. Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов
  17. Как списать подотчетные суммы
  18. Пример списания невозмещенной сотрудником подотчетной суммы
  19. Выдача денежных подотчетных денежных сумм
  20. Данные об авансовой отчетности
  21. Недостача денежных средств
  22. Отнесение недостающих средств на счет №73.02
  23. Увольнение сотрудника и перерегистрация недостачи
  24. Списание недостачи в разряд прочих расходов
  25. Подотчетные суммы как списать
  26. Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы
  27. Как закрыть подотчетные суммы если нет документов
  28. Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами
  29. Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете
  30. Как списать подотчетные суммы без документов проводки
  31. Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами
  32. Как правильно списать подотчет (нюансы)?

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Как списать подотчетные суммы

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Как списать подотчетные суммы без документов проводки

Как списать подотчетные суммы

30.07.2019

Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены.

Списываемая дебиторская задолженность в данном случае порождает возникновение облагаемого налогом дохода. Следует сообщить в налоговый орган о том, что удержание налога не представляется возможным.

Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Обнулить подотчет директора можно

Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».

Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

На фоне изложенных выше правил вопрос о том, как списать подотчетные суммы без документов, ответа не требует.

Списание подотчетных сумм без оправдательных документов невозможно, поскольку такая операция не отвечает самой сути выдачи средств на действия работника, осуществляемые в интересах работодателя и за его счет.

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования.

Удержание подотчетной суммы из зарплаты Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:

  • в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
  • ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Обнулить подотчет директора все таки можно?

По указанному счету производится осуществление расчетов по возмещению ущерба. Для этого создается страница операции по аналогии с пунктом, где рассматривалась регистрация недостачи. Формирование документа проиллюстрировано рисунком 7.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

Подробности Категория: Консультации экспертов ГАРАНТа : 03.08.

2016 06:56 Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу: Для подтверждения расходов на приобретение ТМЦ, осуществленных организацией через подотчетное лицо, достаточно наличия в качестве подтверждающего документа товарного чека, если он содержит все обязательные реквизиты, установленные п.
Выдача материальной помощи или денежного подарка Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка.

Возможно ли списание подотчетных сумм без оправдательных документов?

Переходим к их подробному изучению.

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет.

Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т.

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам.

Можно, конечно, записать расходы руководства как хозяйственные расходы компании, но сложно будет доказать их обоснованность.

К тому же представить при проверке авансовый отчет с накладными и чеками также доведется в обязательном порядке.

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Каждый работодатель вправе прибегнуть к помощи персонала для обеспечения бесперебойного ведения деятельности. При необходимости такой помощи работнику выдается сумма денежных средств, которая на момент выдачи представляется достаточной для решения возникшей проблемы.
Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г.

№ 71а предусматривают, что доверенность по форме № М-2 можно выдавать только сотрудникам организации. Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 13 августа 1996 г.

№ 1792/96 сказано: с момента введения в действие части первой Гражданского кодекса РФ (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица оформляют с учетом требований стать 185 Гражданского кодекса РФ.

К авансовому отчету обязательно прилагаются документы, подтверждающие факт расходования денег на решение вопроса, соответствующего цели выдачи. Отчет проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем работодателя.

Сравнение его итога с величиной выданных под этот отчет средств дает тот объем денег, который должен быть либо доплачен работнику (при перерасходе), либо возвращен работодателю (при неполном использовании подотчетной суммы). После увольнения работника, его задолженность должна быть зарегистрирована на счету №76.49 вместо счета №73.02.

Для этого создается Операция по аналогии с предыдущими двумя разделами. Поскольку работник уволился, на его имя заводится новый документ контрагента. Проведение операции проиллюстрировано рисунком 8.

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

Проблемы, которые чаще всего возникают у любого бухгалтера: на что можно списать подотчетные суммы и как списать деньги с подотчета без документов. Согласно Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, расходы на хозяйственные нужды должны подтверждаться документально.

Как обнулить накопленный подотчет директора Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды.

Как списать подотчетные суммы директора без документов — такой вопрос возникает достаточно часто. Но правомерно ли такое действие и какие оно может иметь последствия? Разберемся в этом.

Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».

Правила обращения с подотчетными средствами

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб.
Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а.

Осуществленные в реальности траты могут оказаться как меньше, так и больше выданной суммы. Судить об их фактическом объеме можно только по результатам отчета, составленного работником по завершении выполнения поручения. Такой отчет называется авансовым, и для его представления установлены определенные сроки (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд. При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.

Но часто документы для подтверждения таких затрат директор не сдает. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой инспекции и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет директора, чтобы он вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы, чего можно добиться не всегда.
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения.

Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы».

Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица.

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.

Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

  • провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
  • списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;

Источник: https://document-expert.ru/novosti/kak-spisat-podotchetnye-summy-bez-dokumentov-provodki.html

Как списать подотчетные суммы

Как списать подотчетные суммы

Если за сотрудником числится невозмещенный долг, включающий подотчетную сумму, эти средства должны быть отнесены к прочим расходам организации.

К внереализационным расходам долг по невозмещенным работником средствам может быть отнесен не ранее истечения периода исковой давности.

Ниже проиллюстрирован процесс списания подотчетных средств, которые не были возмещены сотрудником.

Пример списания невозмещенной сотрудником подотчетной суммы

Подотчетное лицо получило в компании Мега сумму 90 тыс. руб. для расчетов с поставщиком. Сотрудник произвел оплату услуг поставщика на сумму 40 тыс. руб.

Остаток суммы, выданной работнику, не был возвращен в кассу ООО «Мега»; при этом сотрудник не согласен с тем, что невозвращенная сумма будет удержана из его заработной платы.

Через три месяца работник уволился из организации; долг возвращен не был. Организация предпочла списать долг ранее истечения периода исковой давности.

Выдача денежных подотчетных денежных сумм

Операция предоставления средств под отчет регистрируется в приложениях 1С Бухгалтерия формированием соответствующего документа с указанием того, что средства выдаются подотчетному лицу.

Создание документа по предоставлению средств производится на вкладке Кассовые документы (Банк и касса — раздел Касса). На вкладке необходимо задать команду выдачи и выбрать раздел выдачи средств подотчетным лицам.

Принципы заполнения страницы выдачи наличных продемонстрированы на рисунке 1. Заполнению подлежит, прежде всего, строка счета учитываемых средств. Дата предоставления средств из кассы компании указывается в строке «от». В строки Получатель и Выдано вносятся данные о физическом лице, получающем из кассы денежную сумму. Заполняются строки Сумма и Статья ДДС.

В строке По документу указываются данные удостоверения личности сотрудника. В строку Основание вносятся данные о хозяйственной операции; в строку Приложение – данные о приложенных документах.

Проверить правильность заполнения документа можно, руководствуясь рисунком 1.

Командой Записать завершите заполнение документа. Чтобы вызвать страницу на печать, воспользуйтесь кнопкой Расходный ордер.

Проконтролировать проведение формуляра можно с помощью инструмента Показать проводки (см. рис. 2).

Данные об авансовой отчетности

Операция, регистрирующая авансовый отчет сотрудника в системе 1С Бухгалтерия 8.3, производится формированием соответствующего документа.

Вызов страницы авансового отчета производится так же, как и в предыдущем разделе – переходом в раздел Касса.

После создания документа, заполните его вводную часть, как показано на рисунке 3.

Дата составления отчета вносится в строку «от». В строке Подотчетное лицо указываются данные о работнике, от лица которого составляется отчет. На странице с заголовком Авансы выберите Добавить. В строке Документ укажите тип формуляра выдачи наличных, который сопровождал предоставление сотруднику подотчетной суммы.

Строка Назначение предназначена для указания цели предоставления денежных средств. В строке Приложение указываются приложенные документы при наличии таковых. Остальные строки заполняются, как продемонстрировано на рисунке 3. Завершаются данные операции командой Записать.

Рисунок 4 демонстрирует порядок внесения данных на вкладку Оплата страницы авансовой отчетности.

В рассматриваемом примере сотрудником были оплачены услуги транспортировки, предоставляемые поставщиком. Оплата услуг должна быть зарегистрирована в приложениях 1С Бухгалтерия учет при помощи соответствующего документа.

На вкладке Оплата, прежде всего, используется кнопка Добавить. Затем в строку Документ вносятся данные о формуляре, подтверждающем передачу средств поставщику, включая его номер и дату операции.

В строки Контрагент и Договор вносятся соответствующие данные. Строка предназначена для данных об услугах или товарах. Заполняются, кроме того, строки погашения задолженности и суммы платежа.

Остальные поля заполняются, как продемонстрировано на рисунке 4. Строки счетов должны, в общем случае, содержать номера счетов 60.01 и 60.02.

[2]

Завершение заполнения документа осуществляется командой Записать, а вывод на печать – кнопкой Авансовый отчет.

Если имело место приобретение товаров, необходимо также заполнить соответствующую вкладку. То же относится к вкладке Возвратная тара. Для регистрации прочих расходов (например, расходов типа командировочных) используется вкладка Прочее.

Проконтролировать проведение формуляра можно соответствующей кнопкой (см. рис. 5).

Недостача денежных средств

Проконтролировав траты подотчетного лица, компания выявила недостачу в 50 тыс. руб. Регистрация данной информации производится с помощью документа, созданного в меню операций, введенных вручную. Внесение данных в документ Операция продемонстрировано на рисунке 6:

  • командой Добавить создается новая проводка;
  • дата осуществления операции указывается в строке «от»: необходимо ввести дату, соответствующую истечению периода, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет или сдана денежная сумма в кассу;
  • в строке дебет указывается номер счета 94; в строке кредит – номер счета 71.01;
  • бухгалтерский справочный документ можно распечатать, задав команду Бухгалтерская справка;
  • завершается заполнение документа командой Записать.

Отнесение недостающих средств на счет №73.02

По указанному счету производится осуществление расчетов по возмещению ущерба. Для этого создается страница операции по аналогии с пунктом, где рассматривалась регистрация недостачи. Формирование документа проиллюстрировано рисунком 7.

Увольнение сотрудника и перерегистрация недостачи

После увольнения работника, его задолженность должна быть зарегистрирована на счету №76.49 вместо счета №73.02. Для этого создается Операция по аналогии с предыдущими двумя разделами. Поскольку работник уволился, на его имя заводится новый документ контрагента. Проведение операции проиллюстрировано рисунком 8.

Списание недостачи в разряд прочих расходов

Здесь также необходимым действием будет создание операции по аналогии с предыдущими разделами (см. рис. 9).

Списываемая дебиторская задолженность в данном случае порождает возникновение облагаемого налогом дохода. Следует сообщить в налоговый орган о том, что удержание налога не представляется возможным.

Подотчетные суммы как списать

Это микропредприятие, ну что такое 5 чел. средняя численность, о выручке и говорить нечего.Может в данном случаи расходовать наличную выручку на собственные цели? Если «Да» (хотя надежда тает…) то как оформлять бухгалтеру. Внимание

Санек-бухгалтер 06.11.2015, 06:57 Добрый день, Скажите еще пожалуйста.

Если предприятие платить за электроэнергию большие суммы через Почту России.

Читайте так же:  Ответственность за неуплату капитального ремонта

ТО мы не нарушаем этим лимит расчетов с юр.

Но суть та же. Самый безопасный и абсолютно законный способ вывода денег.

Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы

Источник: https://powderclub.ru/kak-spisat-podotchetnye-summy/

Как закрыть подотчетные суммы если нет документов

Как списать подотчетные суммы

Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы».

Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».

4 Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71.

В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».

Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами

Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа Способ Преимущества Главный недостаток Какие документы оформить Погасить долг по подотчету дивидендами Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13) Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга.

Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы Протокол общего собрания участников (учредителей).

Справка-расчет начисленных дивидендов Переоформить долг по подотчету в заем Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени Договор займа Выдать материальную помощь или денежный подарок Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб.

Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков. Пример Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ. Из кассы предприятия 25.04.

16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров.

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте? 2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб.

по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины. Погасить долг по подотчету дивидендами Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Нас пугают, а мы боимся Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или страховые взносы, не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм.

Как списать подотчетные суммы без документов проводки

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так: Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

  • начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г.
№3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются.

Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО. Если у вас ООО.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы. Материальная помощь.

Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека. С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 .

Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда.

Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец: ООО (название) Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета г.

Белгород 15 марта 2015 года Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:

  • по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
  • по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению. На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора. Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.

Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись: Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51

  • 92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71

  • 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п.

Читать дальше:  Курсы для заместителей директоров по учебной работе

4 Указания №3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб.

В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет.

Дт Кт Описание Документ 20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 23 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 28 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы 29 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу: Дт Кт Описание Документ 44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями: Пример бухгалтерских проводок на 71 счете Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П.

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой. Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет.

При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств.

После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником.

Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону.

Как правильно списать подотчет (нюансы)?

Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст.

Источник: https://kalibr20.ru/urkons/kak-zakryt-podotchetnye-summy-esli-net-dokumentov/

Знайте о своих правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: