Примеры официального листа

Содержание
  1. Шаблон официального письма в организацию: тонкости и правила его оформления в делопроизводстве РФ
  2. Сущность официального письма и его отличие от обычного
  3. Пару слов о реквизитах и общем содержании документа
  4. Виды официальных писем
  5. Особенности оформления и передачи послания адресату
  6. Правила написания и оформления деловых писем
  7. Зачем нужна деловая переписка
  8. Отличия деловых писем от других 
  9. Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия
  10. Проверьте свой адрес электронной почты
  11. Выберите адекватный шрифт
  12. Продумайте тему
  13. Представьтесь
  14. Соблюдайте краткость
  15. Используйте формальное завершение
  16. Разработайте подпись
  17. Проведите корректуру
  18. Виды писем
  19. В какие сроки нужно ответить на письмо
  20. Как написать деловое письмо после проведенной встречи 
  21. Как писать деловые письма в 2020 году? Примеры из книги
  22. Уважительность
  23. Ясность
  24. Забота
  25. Краткость
  26. Оформление
  27. Холодное письмо
  28. Примеры писем в деловой переписке
  29. Виды деловых писем
  30. Рекомендации по составлению документа
  31. Стиль
  32. Оформление делового письма
  33. Примеры деловой переписки
  34. Заключение
  35. Как правильно писать и оформлять деловые письма
  36. Бланк письма и оформление
  37. Общие правила написания
  38. Язык письма
  39. Особенности обращения к адресату
  40. Этика делового письма
  41. Составление электронных писем
  42. Подводя итоги

Шаблон официального письма в организацию: тонкости и правила его оформления в делопроизводстве РФ

Примеры официального листа

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Принципы составления, особенности и шаблон официального письма в организацию

В последние десятилетия делопроизводство стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем.

На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?».

Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Сущность официального письма и его отличие от обычного

Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Официальное письмо

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

  • не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
  • пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
  • проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
  • составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
  • не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

Подпись на письме

Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:

  • полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
  • сведения об ИНН, КПП, ОКПО и ОКУД (для организаций)
  • адрес и всевозможные контакты отправителя
  • аналогичная информация об адресате
  • непосредственно суть послания
  • дата его составления
  • подпись полномочных лиц и печать (для организаций)

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.

Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.

письма должно быть изложено:

  1. Четко и понятно для адресата.
  2. Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
  3. Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.

Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:

Скачать образец гарантийного письма [26.00 KB]

Виды официальных писем

Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

  • Гарантийные письма, отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
  • Письма-просьбы
  • Запросы
  • Приглашения на мероприятия
  • Приглашения к сотрудничеству
  • Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
  • Коммерческие предложения
  • Жалобы
  • Требования
  • Инструкции
  • Рекламные и информационные письма

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на особенности оформления и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

  • аккуратности
  • полном соответствии нормам делопроизводства
  • целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

  • по Интернету в электронном виде
  • через почту
  • посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный способ отправки послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/shablon-ofitsialnogo-pisma.html

Правила написания и оформления деловых писем

Примеры официального листа

Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий. 

Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию. Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. 

Отличия деловых писем от других 

Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. 

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу. 

В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру: 

  • официальное приветствие;
  • вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
  • главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
  • заключение — может включать в себя пожелания и благодарность; 
  • контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
  • вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы. 

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования. 

Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами. Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать. 

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Сначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

  • Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];
  • Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
  • Добрый день, [Имя/Имя Отчество].

В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.

Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.

Если вы все ещё используете адрес в духе romaffka666@mail.ru, заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии. Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.

Выберите адекватный шрифт

Хотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.

Продумайте тему

Используйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

  • «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.
  • «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи. Сделайте тему релевантной.
  • «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.

Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

  • «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
  • «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
  • «Follow RE: телефонный звонок»;
  • «В продолжение встречи в [место] [число]»

Представьтесь

Вкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.

Соблюдайте краткость

Как уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.

Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно. Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.

Используйте формальное завершение

  • Спасибо за уделённое время;
  • С уважением;
  • Заранее благодарю за ответ;
  • С нетерпением жду Вашего ответа;
  • Хорошего дня;
  • До встречи.

Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма. По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения.

Но до тех пор используйте формулировки выше.

Разработайте подпись

Если адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

  • Имя;
  • Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
  • Должность;
  • Статусы, профессиональные награды, степени.
  • Ссылки на соцсети.

Проведите корректуру

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.

Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.

Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.

Виды писем

Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

  • информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
  • запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве. 
  • претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
  • нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования. 

В какие сроки нужно ответить на письмо

У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения. Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов. 

Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма. 

Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места. Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней. 

Как написать деловое письмо после проведенной встречи 

Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы. Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать: 

  • тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора; 
  • договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
  • благодарность за уделенное время; 
  • пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;
  • контактные данные участников встречи.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/pravila-napisaniya-i-oformleniya-delovyh-pisem/

Как писать деловые письма в 2020 году? Примеры из книги

Примеры официального листа

Официально-деловой стиль, как и многое другое, претерпевает изменения: с появлением интернета, диджитал-мира и онлайн-коммуникаций количество (и качество) общения между людьми выросло и достигло небывалых размеров.

Сейчас вместо того, чтобы по шаблону писать стандартное заявление на отпуск с перечислением всех титулов начальника по правую сторону листа (перепутаешь стороны – будешь переписывать), во многих компаниях достаточно открыть мессенджер на телефоне и написать начальнику лично с просьбой перенести отпуск на попозже (или на пораньше).

Пример №1Пример №2

Укорачивание слов и использование смайлов вместо официально-делового тона не делает письмо менее уважительным – наоборот, сближает сотрудников, подчиненных и начальников, клиентов и менеджеров.

Важно понимать, что ситуации бывают разные, люди тоже, поэтому современный стиль делового общения подойдет только тогда, когда вы убедитесь, что в компании простое общение без вычурности предпочитают официозу, а не наоборот.

Чтобы быть в своей статье более убедительной и конкретной, помимо текстов о современном русском языке и деловом общении я прочитала книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой “Новые правила деловой переписки”.

Несмотря на то, что их предыдущий бестселлер “Пиши, сокращай” мне остался не совсем понятен (рецензия на “Пиши, сокращай”), книга про деловую переписку мне понравилась.

Я согласна со всеми основными тезисами, поэтому держите, рассказываю:

Уважительность

Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении – и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки.

  • Здороваться в начале письма обязательно – но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;

Так не надо

  • Расставлять знаки препинания – нужно;
  • Писать грамотно, без ошибок и опечаток – тоже нужно;
  • Обращаться к человеку так, как он представился вам;
  • Писать письма только в адекватные временные рамки – стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов. Если дело срочное, нужно обозначить это.

Ошибки, опечатки, без запятых – неуважение к коллеге. Читать трудно, согласитесь?

Ясность

Если ваше письмо, сообщение будет запутанным и сложносочиненным – вам мало того, что не помогут, но еще и разозлятся на вас из-за траты лишнего времени.

  • Одно письмо – один вопрос. В одном сообщении можно расписать несколько вопросов в том случае, если все они на одну тему.
  • Если вы используете почту, обязательно указывайте тему письма. Если мессенджеры – напишите, о чем хотите узнать, в первых строках и дальше объясняйте ситуацию.
  • Даже если общение переходит на эмоциональный уровень – держитесь и не переходите. Будь это агрессия или восхищение, для выражения своих эмоций лучше использовать телефон или живое общение. В письме нужно кратко изложить суть вопроса, удерживаясь нейтрального тона.
  • Долгие вступления и долгие прощания – не самая необходимая и уж точно не самая важная часть письма.

Хороший пример из книги

Забота

Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.

  • Если вы даете задание сотруднику на выходные, дайте понять, что это не войдет в постоянную практику, а случай из ряда вон – и покажите это поступком. Похвалите сотрудника на собрании или отпустите пораньше в другой день.
  • Если из-за вас (или не из-за вас) вашему коллеге придется до ночи исправлять готовый материал, будьте рядом: спрашивайте, чем вы можете помочь, проявляйте эмпатию и сострадание – даже от пары слов задание будет делаться легче и быстрее.
  • Не поторапливайте коллегу фразой “Привет, Вить, долго еще ждать отчет? Босс не девчонка, ждать не будет”. Лучше “поторопить” вежливо: “Привет, Вить. Нужна помощь с отчетом? Боюсь, Олег Викторович будет недоволен сроками”. Помощь, скорее всего, не понадобится, но Витя ускорится.
  • “Заранее спасибо за ответ” – так вы не оставляете коллеге возможности отказать вам в просьбе, что сразу ставит человека в неудобное положение.

Краткость

Краткость – сестра таланта

  • Если вас выручили, не стоит в отдельном письме (если мы говорим про почту) писать “Спасибо”. Лучше потом сказать это лично, или добавить к сообщению “Спасибо! Кстати, в четверг празднуем день рождения помощника начальника. Приходите в гости!”

Так не надо

Оформление

Оформление необходимо в любом тексте – и в деловом сообщении тоже. При грамотном оформлении письма вы сокращаете коллеге время на чтение, увеличивая себе шансы получить ответ.

  • Отдельная строка для приветствия
  • Делить текст на абзацы (по смыслу)
  • Оставлять контакты
  • Кратко о должности

Пример хорошо оформленного письма

Холодное письмо

Если ваше письмо обращено к потенциальному клиенту, работодателю, сотруднику, и пишите вы первый раз с целью предложить свои услуги или товар, такое письмо называется холодным. Главный принцип холодного письма, о котором говорят все копирайтеры – броскость, цепляемость, запоминаемость.

Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее. Заголовки вроде “СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК” или “Хочешь научиться фотографии? А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?” уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же.

  • Старайтесь придумать заголовок, который будет отличать ваше письмо от сотни других.
  • Не спешите с фамильярностью. Никто не любит, когда незнакомые люди обращаются на “ты”.
  • Если вы хотите продать свои услуги или товар, или даже себя (в качестве работника) – сразу покажите выгоду, которую получит человек благодаря вам и вашему письму. Если у вас сезон скидок – напишите это в первых строчках, если вы владеете навыками, нужными для конкретной должности – укажите это сразу.

Пример из книги

Согласны ли вы с этими пунктами, взятыми из книги “Новые правила деловой переписки”? Чем пользуетесь сами?

Источник: https://zen.yandex.ru/media/redactorispeterburga/kak-pisat-delovye-pisma-v-2020-godu-primery-iz-knigi-novye-pravila-delovoi-perepiski-5ed504201c0953656663e657

Примеры писем в деловой переписке

Примеры официального листа

Хороший пример делового письма требуется не только начинающим предпринимателям и офисным работникам, но и абсолютно всем, кто ведёт переписку в целях работы или бизнеса. Грамотно написанное письмо — эффективный инструмент в достижении целей.

С помощью текста можно убедить делового партнёра принять более выгодное решение, сохранить лояльность клиента, привлечь в компанию квалифицированного сотрудника.

Рассказываем, какие виды деловых писем существуют, какой должна быть современная переписка и приводим примеры хороших и плохих образцов.

Виды деловых писем

Деловая переписка включает десятки разновидностей документов, каждый из которых обладает характерными особенностями. По каждому можно привести несколько полезных рекомендаций, из которых можно было бы составить отдельную книгу. Однако, чтобы разобраться в азах темы и уже сегодня начать писать лучше и грамотнее, достаточно ознакомиться с информацией в этом материале.

Есть несколько подходов к классификации деловых писем, отличающихся положенным в основу критерием. Рассмотрим наиболее популярные из них.

По теме:

  1. Предложение или оферта. Предложение товаров, услуг, сотрудничества.
  2. Запрос. Цель — уточнить условия сотрудничества, отдельные положения контракта, особенности товаров или услуг.
  3. Претензия. Жалоба на плохое обслуживание, нарушение условий контракта.
  4. Информационное. Адресату направляют важные сведения об изменении обстоятельств сотрудничества, чрезвычайных обстоятельствах, новых товарах.
  5. Подтверждение. Цель — подтвердить получение посылки, согласие с условиями сотрудничества.
  6. Напоминание. Цель — напомнить о необходимости исполнять обязанности по договору, истечении сроков.
  7. Приглашение.
  8. Поздравление или благодарственное письмо.

Деловые письма помогают решать многие бизнес-задачи, поэтому важно уметь писать их грамотно

По функции:

  1. Инициативные письма. Составитель по собственной инициативе готовит документ, когда ему необходимо получить информацию (или поблагодарить, пожаловаться и т. д.).
  2. Ответы. Пишутся в ответ на инициативные письма. Цель — донести информацию по запросу.
  3. Письма без ответа. Некоторые документы имеют целью только информирование и не предполагают начало переписки.

По получателю:

  1. Личные. Адресуются конкретному человеку — руководителю, бухгалтеру, специалисту, клиенту.
  2. Групповые или обезличенные. Направляются в адрес организации или учреждения, предполагают широкий круг читателей.

По композиции:

  1. Одноаспектные. Посвящаются одному вопросу.
  2. Многоаспектные. Посвящаются нескольким темам.

По форме отправления:

  1. Традиционные или бумажные.
  2. Электронные.
  3. Факсовые.

Рекомендации по составлению документа

Текст в деловой переписке — это инструмент, с помощью которого можно сделать адресата своим союзником или настроить его против себя. Написание деловых писем — это такой же навык, как использование программ на компьютере или работа с офисной техникой. Он доступен любому человеку, может «прокачиваться» и не зависит от литературного таланта.

Вот несколько полезных рекомендаций, после которых любой деловой текст станет лучше:

  1. Придерживайтесь чёткой структуры. Так получателю будет проще ориентироваться в документе. Тема, приветствие и обращение к адресату, цель, вопросы, предложение, контакты для обратной связи.
  2. Отделяйте смысловые части абзацами. Не пишите «простынями» – в таких документах сложно искать информацию.
  3. Деловой язык возможен без бюрократических штампов и канцеляризмов. Постарайтесь убрать все страдательные залоги (вместо «нашими разработчиками было сделано новое приложение» напишите «наши разработчики сделали новое приложение»).
  4. Будьте лаконичны. Оставьте в послании только ту информацию, которая необходима адресату для решения вашего вопроса. Хорошо, если бумажное письмо умещается на листе А4, а электронное — на одном экране без пролистываний. Если информации больше, вынесите её в приложение.

Рекомендации для традиционных бумажных писем:

  1. Помните, что бумажный документ будет идти несколько дней (или больше недели), поэтому не пытайтесь решить с его помощью срочный вопрос.
  2. Если пишете от лица организации, используйте фирменный бланк.
  3. Печатайте документ на хорошей бумаге, на качественном принтере. «Грязь», полосы и размытые буквы портят впечатление.

Деловая переписка может вестись по электронной почте или в традиционной бумажной форме

Советы для электронной переписки:

  1. Электронные письма приходят мгновенно, поэтому лучше подходят для оперативного решения вопросов. Однако если проблема очень срочная, возможно, лучше позвонить.
  2. Если пишете по электронной почте впервые, проверьте, понятно ли будет адресату, от кого пришло сообщение. Лучше использовать официальную почту компании.
  3. Не спешите отправлять документ — проверьте опечатки и ошибки, вложенные файлы. Это займёт всего 1-2 минуты.
  4. Если к письму прилагаются документы — фотографии, аудио, видео, тестовые файлы — в тексте нужно упомянуть их (иначе адресат по невнимательности может не заметить, что есть дополнительная информация). Каждый файл нужно подписать.

Стиль

В русском языке даже есть специальный стиль для делового общения — официально-деловой. Он помогает сторонам яснее доносить информацию, не допускать недосказанности и посторонних эмоций.

Признаки официально-делового стиля:

  • компактное изложение, краткость, лаконичность;
  • экономное использование языковых средств;
  • нет двусмысленности;
  • не используются художественные приёмы — восклицания, риторические вопросы, образные сравнения;
  • используются специальной профессиональной терминологии, сокращения и аббревиатуры;
  • нет эмоциональной экспрессии;
  • прямой порядок слов (подлежащее — сказуемое);
  • слабая индивидуализация, нет «авторских» приёмов;
  • не допускаются разговорные просторечные выражения, фразеологизмы.

Официальное письмо должно отвечать этим критериям — в противном случае можно встретить непонимание адресата. Особенно это важно, если получатель — государственное учреждение.

Оно может отказаться рассматривать обращение, составленное с нарушением этих правил.

Чтобы обезопасить себя от лишней бумажной работы, заранее убедитесь, что в текст не попали разговорные фразеологизмы, в нём нет лишней экспрессии, а суть сформулирована максимально доступно.

Приверженность официально-деловому стилю не равнозначна использованию бюрократических штампов, канцеляризмов и громоздких предложений.

Все эти правила можно соблюсти, сделав при этом текст ясным и легко читаемым. Критерии официально-деловому стиля не противоречат ни одной из представленных выше рекомендаций.

Оформление делового письма

Оформление делового письма возможно в 2 вариантах:

  • на бумаге;
  • в электронном виде.

Очевидно, что правила оформления двух типов писем будут отличаться. Разберём, как писать документы, чтобы адресаты понимали вас.

Общие рекомендации по оформлению писем:

  1. Сделайте документ удобным для получателя. Это означает разбить текст на абзацы, а каждой мысли посвятить отдельное предложение.
  2. Если послание предназначено конкретному адресату, обратитесь к нему по имени или имени и отчеству (в зависимости от установившихся отношений). Обращение только на «вы».
  3. Используйте списки и пункты, чтобы упростить восприятие информации.
  4. Таблицы лучше не вставлять в текст, а выносить в приложение (исключение — маленькая таблица на 2-3 столбца и строчки).

Деловое письмо пишут в официально-деловом стиле: кратком, лаконичном, эмоционально-нейтральном

Оформление бумажных писем:

  1. Используйте фирменный бланк организации или ИП. Проследите за актуальностью данных в бланке. Нередко бывает, что организация меняет телефон или адрес, но забывает обновить информацию на официальном бланке. Это усложняет ответ.
  2. Один шрифт и один кегель (размер шрифта) на письмо. Исключение — информация в бланке.
  3. Не используйте разные цвета для текста (не выделяйте красным и т. д.). Исключение — цветной логотип на бланке и другой цвет чернил подписи.
  4. Только качественная бумага формата А4. Никаких черновиков, мятых листов, помарок, исправлений корректором.
  5. Оригинал подписывается лично руководителем организации. Письмо с копией подписи отправлять недопустимо.
  6. Аккуратно сложите письмо в 2 или 3 сгиба по размеру конверта. Не подгибайте листы сбоку.

Оформление электронных писем:

  1. Не игнорируйте строку «Тема». Ясно и сформулируйте, о чём письмо. Не «выгодное предложение», а «коммерческое предложение ООО «Макрос» на поставку бумаги».
  2. Электронная переписка — не повод отказываться от обращений. Назовите получателя по имени или имени и отчеству.
  3. Настройте корректную автоматическую подпись, следите за актуальностью контактных данных в ней.
  4. Если вы пишете ответ на электронное письмо, подумайте, нужно ли заново пересылать адресату всю переписку. Старые сообщения почти всегда прикрепляются автоматически, однако в большинстве случаев нет смысла пересылать «простыни» туда-сюда. Удалите всё лишнее.
  5. Подпишите все прикреплённые файлы.

Примеры деловой переписки

Чтобы показать, как использовать представленные рекомендации, рассмотрим практические примеры писем в деловой переписке. Для наглядности ниже представлены образцы не только хороших, но и плохих писем.

Информационное письмо, неудачный вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! В целях оптимизации производственного процесса отделом коммуникаций разработан план внедрения новой системы документооборота. В связи с этим 12 апреля в вашем отделе будут проведены работы по установке дополнительного программного обеспечения на компьютеры сотрудников. Просьба обеспечить работникам отдела связи доступ в кабинет в назначенное время».

Почему такое письмо неудачно? Оно перегружает адресата лишними данными, не даёт конкретной и полезной информации. Текст перегружен страдательными залогами. При этом суть преобразований не раскрывается.

Информационное письмо, хороший вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! Отдел коммуникации разработал план внедрения новой системы электронного документооборота. Она поможет ускорить обмен информацией между структурными подразделениями и сократит количество бумажной работы.

Однако, чтобы система заработала, на компьютеры сотрудников необходимо установить новую программу. Специалисты планируют провести все работы в вашем отделе 12 апреля с 10 до 14 часов.

Пожалуйста, спланируйте рабочий график подчинённых с учётом этой информации».

Почему это письмо лучше? Прямой порядок слов и лаконичное изложение упрощают понимание информации. Появились дополнительные данные, которые поясняют адресату, какую пользу принесут изменения. Есть точное время. Общий более позитивный, хотя все нормы официально-делового стиля соблюдены.

Деловое письмо призвано решить конкретную задачу, в соответствии с которой автор выбирает форму и способ изложения

Письмо-претензия, неудачный вариант:

«Тема: сломанный ноутбук.

28 февраля наша компания заказала в вашем магазине ноутбук для руководителя. Вы прислали бракованный экземпляр, он постоянно выключается. Замените».

Почему не стоит так оформлять претензию? Во-первых, здесь недостаточно информации для решения проблемы. Во-вторых, обвинительный тон помешает конструктивному диалогу.

Письмо-претензия, хороший вариант:

«Тема: Замена ноутбука по чеку №1 от 28.02.2019.

28 февраля наша компания ООО «Финансы» приобрела в вашем магазине ноутбук марки «…» модель «…» стоимостью 25 000 рублей. В начале использования оказалось, что ноутбук неисправен: через 10 минут после включения он перегревается и отключается. В технической поддержке нам ответили, что ноутбук подлежит замене и сказали написать вам, чтобы уточнить детали замены. Контактный телефон «…».

Почему этот вариант лучше? Претензия изложена сдержаннее, в ней появилось больше конструктивной информации и деталей. Понятно, почему покупатель пишет именно на этот адрес и что просит сделать. Есть контактный телефон для обратной связи, указан номер чека.

Заключение

В деловой переписке стоит придерживаться официально-делового стиля, однако, избегать громоздких предложений и канцелярского языка. При подготовке письма стоит ясно формулировать цели и просьбы, избегать двусмысленности. Оформляя текст, позаботьтесь об адресате: документ должно быть легко читать. Понятная структура поможет быстрее находить нужную информацию и готовить ответ.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/primery-pisem-v-delovoj-perepiske.html

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Примеры официального листа

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» – партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.

Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов.

В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  • отдельно нумеруется каждое приложение;
  • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.

«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.

Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  • «С уважением,» «Искренне ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  • «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ.

Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали.

Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
  2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  7. Используйте только стандартные шрифты.
  8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,

Иван Иванов

direktor-ivanov@site.com

http://site.com.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

  • объективность;
  • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
  • нейтральность тона изложения;
  • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
  • отсутствие эмоциональных оценок;
  • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/kak-pravil-no-pisat-i-oformlyat-delovye-pis-ma.html

Знайте о своих правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: