Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу

Содержание
  1. «Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид? #делопроизводство #СЭД #ECMJ
  2. Кадровая документация
  3. Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?
  4. Общие положения
  5. Трудовой договор
  6. Другие документы
  7. Что можно, а что нельзя
  8. Перевод кадровых документов в электронный формат
  9. В чем суть закона?
  10. В отношении каких документов проводиться эксперимент?
  11. Какие действия должен предпринять работодатель?
  12. Ответственность работодателя
  13. Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот
  14. Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы
  15. Особенности организации кадрового ЭДО
  16. Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками
  17. Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям
  18. Кто может участвовать в эксперименте
  19. Как создавать и подписывать электронные кадровые документы
  20. Сколько хранить документы и как представлять для проверки
  21. Что надо сделать работодателю до начала эксперимента
  22. Участие работников и соискателей
  23. Минтруд рассказал о правилах эксперимента по переходу на электронные кадровые документы
  24. В чём суть эксперимента
  25. Кто и как может поучаствовать в эксперименте
  26. Кто может принять участие 
  27. Что сделать перед подключением
  28. Как присоединиться
  29. Порядок действий во время проведения эксперимента
  30. Как работать с информационной системой 
  31. Как подписывать электронные документы
  32. Как хранить документы
  33. Как отчитываться о ходе эксперимента
  34. Кому задавать вопросы

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид? #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу

Использование электронных документов (ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ.

С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником.

Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.

Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от 11.06.

2013 года №953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров).

В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года. Однако воз и ныне там.

Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ.  Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов (например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти) в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.

Кадровая документация

Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.

Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:

●    документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему);

●    учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени);

●    персональная документация (личное дело, личная карточка работника);

●    организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).

Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.

Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?

В статье 312.

1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятиедистанционной работыопределенокак выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Общие положения

На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Законом не поясняется, в какой форме должно быть это подтверждение:

●    в виде документа, явно подтверждающего ознакомление работника с полученным от работодателя ЭД;

●    в виде формируемого оператором электронного документооборота подтверждения получения документа (например).

В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.

Трудовой договор

Статья 312.

2 ТК РФ устанавливает возможность заключения трудового договора (далее – ТД) о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе путем обмена ЭД (при этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя).

Важно!В случае если ТД о дистанционной работе заключен путем обмена ЭД, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Обращаю внимание на то, что законодатель говорит именно об экземпляре, а не о копии.

В случае заключения ТД путем обмена ЭД предусмотренные статьей 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ, также может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный выше.

Если же данное соглашение не было заключено, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей 312.

5 ТК РФ если расторжение ТД происходит по инициативе работодателя, то ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении такого ТД осуществляется в форме электронного документа.

Работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Обратите внимание, здесь законодатель прямо указывает на надлежащим образом оформленную копию ЭД.

Другие документы

В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа.

Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.

Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Что можно, а что нельзя

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Cifrovye-kadry-mozhno-li-perevesti-kadrovuju-dokumentaciju-v-ehlektronnyjj-vid.aspx

Перевод кадровых документов в электронный формат

Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу

Законопроект об электронных кадровых документах был внесен в Госдуму еще год назад. И только сейчас он подписан Президентом РФ. В чем суть Федерального закона от 24.04.2020 г. №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее по тексту – Закон №122-ФЗ)? Облегчит ли он жизнь работодателям?

Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит» https://rosco.su/

УСЛУГИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Для того чтобы в условиях пандемии максимально избежать бумажных кадровых документов, Президентом РФ подписан Закон №122-ФЗ. Начало действия Закона №122-ФЗ – 5 мая 2020 года.

Важно! Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно. Причем дату начала проведения эксперимента в компании работодатель определяет самостоятельно.

В чем суть закона?

Речь идет об эксперименте, т.е. о добровольном участии работодателей по использованию в электронном виде (без дублирования на бумаге) документов, связанных с работой.

То есть кадровые документы, которые ранее оформлялись работодателем на бумаге и с которыми работник должен был ознакомиться в письменном виде, переводятся в электронный формат.

ЦЕЛЬЮ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРИМЕНТА ЯВЛЯЮТСЯ:

  • определение и создание условий для использования электронных документов, связанных с работой (включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу);
  • подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство РФ о занятости населения в части использования кадровых электронных документов.

Эксперимент проводится для упрощения работы компаний в части кадрового документооборота.

ТРУДОВЫЕ СПОРЫ

В отношении каких документов проводиться эксперимент?

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы по охране труда, приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, приказы о направлении работника в командировку, в отпуск и иные кадровые документы. При этом электронные кадровые документы на бумаге можно не распечатывать.

ГОТОВИМСЯ К ПЕРЕХОДУ НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Важно! Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Какие действия должен предпринять работодатель?

До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять следующие шаги:

1) утвердить перечень видов кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

2) определить структурные подразделения компании, участвующие в эксперименте (при необходимости);

Например, принять участие в эксперименте может только одно структурное подразделение компании.

3) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента.

Если работник не желает участвовать в эксперименте, то он имеет право подать работодателю письменное заявление об отказе;

При согласии работник также пишет заявление о своем согласии на участие в эксперименте.

4) сформировать и утвердить список работников;

5) с учетом мнения профсоюза (при наличии) принять или внести изменения (при необходимости) в локальные нормативные акты (в т. ч. локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником), а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

6) ознакомить работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

7) подготовить и обсудить изменения в коллективные договоры (при необходимости);

8) создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить доступ к электронному сервису информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».

Использование электронного сервиса системы «Работа в России» как для работников, так и работодателей будет бесплатным.

ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Важно! Таким образом, при заключении трудового договора работодатель уведомляет работника о проведении эксперимента и знакомит его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

Ответственность работодателя

При этом работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных кадровых документов, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Также в обязанности работодателя входит сохранность электронных кадровых документов, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

Напомним, что Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов.

А в случае ликвидации работодателя электронные кадровые документы передаются в государственные или муниципальные архивы.

Работодатель обязан бесплатно предоставить работнику не позднее чем в течение 3-х рабочих дней со дня подачи им заявления электронные кадровые документы, способом, указанным в заявлении работника.

Это может быть в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии).

Компания самостоятельно несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных кадровых документов, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

КАДРОВЫЙ АУДИТ

Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот

Как уже было отмечено, принять участие в эксперименте может любая компания. Сам порядок проведения эксперимента будет регламентирован Положением Министерства труда и социальной защиты.

Что дает работодателю участие в эксперименте? Прежде всего, сокращение бумажного кадрового документооборота, экономия времени на подписание кадровых документов, пространства для хранения кадровых документов, денег на приобретение бумаги, заправки картриджа и т.п. Электронный документооборот удобен компаниям с вахтовым методом работы, при наличии обособленных подразделений в разных городах, удаленных от головного офиса. Кроме того, при использовании электронных кадровых документов снижен риск их фальсификации.

Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит» https://rosco.su/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/roscoaudit/perevod-kadrovyh-dokumentov-v-elektronnyi-format-5eb1ab18e5df9626aaccf5b2

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов.

В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге.

В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением.

Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору.

Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником.

Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ.

Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица.

Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса.

Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи.

В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Источник: https://iitrust.ru/articles/article/electronniy-kadroviy-documentooborot-vozmojnosti-i-perspektivi/

Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям

Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу

Власти планируют со временем перевести кадровый документооборот компаний и предпринимателей в электронную форму. Для этого запущен эксперимент, в котором могут принять добровольное участие работодатели, сотрудники и кандидаты на трудоустройство.

Главные принципы перехода на электронные кадровые документы закреплены в Федеральном законе от 24.04.20 № 122-ФЗ. Детали Минтруд должен разработать и утвердить специальным положением. Для перехода среди прочего будет использоваться сервис «Работа в России».

Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).

СПРАВКА. Исключение составляют трудовые книжки. Уже в 2020 году работодатели вправе заменить их электронными сведениями о трудовой деятельности (при наличии заявления от работника). А с января 2021 года на граждан, трудоустроенных впервые, «бумажные» трудовые книжки вовсе перестанут заводить (см. «Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»).

Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»

По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.

ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует. То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Кто может участвовать в эксперименте

Для работодателей ограничений нет — присоединиться к эксперименту вправе любая организация или предприниматель.

В отношении сотрудников существует два ограничения.

  1. Дистанционные работники. Они не участвуют в эксперименте, так как могут обойтись без «бумажных» документов по иному основанию. Согласно статье 312.1 ТК РФ, они вправе обмениваться с работодателями электронными документами, подписанными квалифицированными электронными подписями (КЭП).
  2. Люди, временно направленные работодателями к другим компаниям или физлицам по договору о представлении персонала. Для таких работников «бумажные» документы обязательны.

Как создавать и подписывать электронные кадровые документы

Работодатель, присоединившийся к эксперименту, должен внедрить у себя информационную систему (ИС) для создания, хранения и использования электронной кадровой документации. Возможен и другой вариант — адаптировать ИС, которая уже установлена на предприятии. Плюс к этому желательно обеспечить взаимодействие с системой «Работа в России».

СПРАВКА. Информационно-аналитическая система Общероссийская база вакансий «Работа в России» — это, по сути, государственное кадровое агентство. Его услуги бесплатны для соискателей и работодателей. Каждый работодатель, сотрудник и соискатель может открыть в этой базе личный кабинет через портал госуслуг.

Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России» Получить через час

Работодатели размещают в своих личных кабинетах информацию о грядущей ликвидации организации, о сокращении штата и иные сведения о занятости (п. 3.1 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1; постановление Правительства РФ от 12.04.20 № 486). Однако штрафы за отказ от размещения этой информации в настоящее время не предусмотрены.

Далее компании или ИП нужно утвердить перечень видов кадровых документов, которые будут составляться в электронном виде. Закон № 122-ФЗ установил только одно ограничение — в данный список нельзя включить трудовые книжки.

Оформлять документы, указанные в перечне, и вносить в них изменения следует при помощи собственной информационной системы работодателя, либо базы «Работа в России». Заверять их надо электронными подписями (см. табл.).

ВАЖНО. Все расходы по получению и использованию электронной подписи сотрудника несет работодатель. Отсутствие у человека ЭП не может стать причиной для отказа в трудоустройстве.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Таблица

Как подписывать электронные кадровые документы

Кадровый документКакие подписи используется, если документ создан или изменен при помощи:
собственной ИС работодателябазы «Работа в России»
Трудовой договорДве усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП.Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»).
Договор о материальной ответственности
Ученический договор
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Прочие кадровые документыУсиленная квалифицированная ЭП работодателя. Какую подпись должен поставить сотрудник при ознакомлении, в законе № 122-ФЗ не сказано. Возможно, этот момент прояснит Минтруд в положении (оно будет принято позже).

Сколько хранить документы и как представлять для проверки

Срок хранения электронных кадровых документов такой же, как и для «бумажных» экземпляров (подробнее о сроках см. «Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов»).

Предъявить при проверке документы, составленные в рамках эксперимента, можно одним из двух способов: в электронном виде (подписав усиленной КЭП) или в виде бумажной копии с собственноручной подписью.

Бесплатно найти организацию или ИП в списке плановых неналоговых проверок

Что надо сделать работодателю до начала эксперимента

Кроме создания или адаптации собственной ИС, подключения к базе «Работа в России» и утверждения перечня видов документов, необходимо совершить и другие действия:

  • определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
  • не позднее чем за один месяц до начала реализации эксперимента письменно уведомить об этом каждого сотрудника и предложить подать заявление об участии в эксперименте или об отказе;
  • сформировать и утвердить список работников;
  • внести изменения в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты (ЛНА), в частности, об использовании электронной подписи (при необходимости);
  • ознакомить работников под роспись с ЛНА, связанными с проведением эксперимента;
  • внести изменения в коллективные и трудовые договоры, указав все детали участия в эксперименте.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Участие работников и соискателей

Сотрудники и кандидаты на вакантную должность вправе присоединиться к эксперименту или отказаться от него. В последнем случае организация или ИП не может уволить работника, либо использовать отказ как причину не принять соискателя в штат.

Работник, который согласился на участие в эксперименте, может в любой момент передумать, письменно уведомив об этом работодателя не позднее чем за две недели.

Если сотруднику нужен какой-либо кадровый документ, составленный в электронном виде, его можно запросить у работодателя.

Для этого следует подать заявление и сообщить способ передачи документа: в электронном виде (подписанный КЭП работодателя), в виде заверенной бумажной копии или через личный кабинет работника на портале «Работа в России».

Компания или предприниматель обязаны безвозмездно предоставить запрошенные документы в течение трех рабочих дней. Аналогичным образом при увольнении передается копия приказа о расторжении трудового договора.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2020/5/15664

Минтруд рассказал о правилах эксперимента по переходу на электронные кадровые документы

Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу

В чём суть эксперимента
Кто и как может поучаствовать в эксперименте
Кто может принять участие
Что сделать перед подключением
Как присоединиться
Порядок действий во время проведения эксперимента
Как работать с информационной системой
Как подписывать электронные документы
Как хранить документы
Кому задавать вопросы

В чём суть эксперимента

Базовые правила эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид регулирует Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Его порядок проведения утерждён приказом Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240н.

Эксперимент предполагает, что работодатели откажутся от кадровых документов на бумажных носителях. Так все на практике узнают, как будет работать механизм формирования, ведения и хранения документов только в электронном виде. Это касается двух типов документов:

  1. Бумажная форма является требованием закона.
  2. Работника нужно ознакомить с документом в письменном виде под роспись.

Каждый работодатель-участник эксперимента может сам решить, какие документы переводить в электронный вид. Все доступные документы даны в открытом перечне из приложения № 3 к Положению Минтруда. Это трудовой договор, приказ о приёме на работу, предупреждение, график отпусков, извещение, ученический договор, договор о материальной ответственности и прочие документы.

Кто и как может поучаствовать в эксперименте

Список работодателей, которые могут принять участие, практически не ограничен. Но чтобы вас подключили к эксперименту, нужно правильно подготовиться и подать заявление.

Кто может принять участие 

Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.

Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу. В обоих случаях от них потребуется письменное заявление на участие.

Участвовать в эксперименте не могут работники на дистанционке и те, кого работодатель временно отправил в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Что сделать перед подключением

До начала проведения эксперимента работодатель должен:

  • утвердить список экспериментальных кадровых документов (трудовые книжки включать нельзя);
  • выбрать структурные подразделения, которые будут участвовать;
  • за месяц до начала в письменной форме уведомить всех работников о проведении эксперимента и их праве согласиться или отказаться участвовать;
  • сформировать и утвердить список работников-участников;
  • при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты и ознакомить с ними работников;
  • при необходимости подготовить изменения в коллективный договор.

Ещё одно важное требование — внедрить новую или адаптировать имеющуюся информационную систему (ИС) для использования и хранения электронных кадровых документов. Можно воспользоваться системой «Работа в России» (общероссийская база вакансий).

Как присоединиться

Чтобы принять участие, работодатель должен подать заявление в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Позже вас уже не внесут в список участников. Образец заявления дан в приложении № 1 к Положению. В нём нужно указать следующие данные:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
  4. Предварительная численность работников, которые примут участие в эксперименте.
  5. Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
  6. Место проведения эксперимента.
  7. Должность, ФИО и подпись руководителя.

Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.

Вы можете в любое время передумать и отказаться от участия. Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении № 2 к Положению. Минтруд интересует и причина отказа.

Порядок действий во время проведения эксперимента

В самом эксперименте тоже немало правил и нюансов. Участники не всегда понимают, как подписать тот или иной документ, сколько его хранить, куда отчитываться и кому задавать вопросы.

Как работать с информационной системой 

Весь электронный документооборот вы можете построить либо через свою ИС, либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы вы будете создавать, использовать и хранить в своей ИС, а какие — в системе «Работа в России».

Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС. Это связано с тем, что работники имеют право в письменном заявлении сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Система «Работа в России» будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года. С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она находится в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.

Как подписывать электронные документы

Способ подписания и обмена документами зависит от того, каким сервисом пользуется организация.

«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Собственная ИС. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Работодатель обязан взять на себя все расходы по обеспечению работников электронными подписями. Из-за отсутствия у кандидата на должность ЭП, отказать в трудоустройстве нельзя.

Как хранить документы

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Будьте готовы предоставить документы по запросу уполномоченных органов и организаций, а также профсоюзов. Предоставить документы можно в электронном виде с УКЭП или в виде заверенной бумажной копии.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

  • 1 августа 2020;
  • 1 декабря 2020;
  • 2 апреля 2021.

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению.

В нём указываются данные вашей компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Кому задавать вопросы

Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru.

Для этого укажите тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавьте в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя).

Наименование работодателя».

Министерство обещает отвечать на вопросы не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5809

Знайте о своих правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: